E-Rechnung

Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist im öffentlichen Auftragswesen seit November 2020 verpflichtend. Auftragnehmer öffentlicher Auftraggeber des Bundes müssen ihre Rechnungen elektronisch im strukturierten Format einreichen — ein einfaches PDF genügt nicht.

Format

E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind die Formate XRechnung (XML-basiert, bevorzugtes Format der Bundesverwaltung) und ZUGFeRD 2.0 (Hybrid aus PDF und eingebetteten XML-Daten) verbreitet. Beide Formate sind maschinenlesbar und automatisch verarbeitbar.

Übermittlung

Für Bundesbehörden erfolgt die Übermittlung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) oder das Onlinezugangsgesetz-konforme Portal (OZG-RE). Für Landes- und Kommunalauftraggeber gelten je nach Bundesland unterschiedliche Plattformen und Fristen.

Pflichten für Auftragnehmer

Unternehmen, die öffentliche Aufträge ausführen, müssen die E-Rechnungspflicht beachten. Rechnungen, die nicht im korrekten elektronischen Format eingehen, können abgewiesen werden, was zu Zahlungsverzögerungen führt. Eine frühzeitige Einrichtung der technischen Voraussetzungen ist empfehlenswert.