Freihändige Vergabe

Die freihändige Vergabe war eine Vergabeart der alten VOL/A und wird in der UVgO als „Verhandlungsvergabe" fortgeführt. Der Begriff „freihändige Vergabe" wird in der Praxis aber weiterhin häufig verwendet, insbesondere im Haushaltsrecht.

Ablauf

Der Auftraggeber wendet sich an mehrere Unternehmen (in der Regel mindestens drei) und fordert diese zur Angebotsabgabe auf. Er kann mit den Bietern über die Angebote verhandeln. Die Auswahl der angesprochenen Unternehmen muss sachgerecht sein — eine Rotation ist empfehlenswert.

Voraussetzungen

Die freihändige Vergabe bzw. Verhandlungsvergabe ist im Unterschwellenbereich zulässig, wenn bestimmte Wertgrenzen nicht überschritten werden oder besondere Umstände vorliegen (z.B. Dringlichkeit, Alleinstellungsmerkmal eines Anbieters, erfolglose vorherige Ausschreibung).

Dokumentation

Auch bei der freihändigen Vergabe muss der Auftraggeber das Verfahren dokumentieren: Gründe für die Wahl der Vergabeart, angesprochene Unternehmen, eingegangene Angebote, Verhandlungsergebnisse und Begründung der Auswahlentscheidung.

Modernisierung

Die UVgO hat die freihändige Vergabe durch die Verhandlungsvergabe (mit und ohne Teilnahmewettbewerb) ersetzt und die Regeln präzisiert. In der Praxis sind die Unterschiede gering, aber die Dokumentationspflichten wurden gestärkt.