Lieferung/Bereitstellung, Einrichtung, Customizing und Wartung einer Software zur Abbildung der Digitalen Personalakte

Stammdaten

Auftraggeber

Klinikum Chemnitz gGmbH c/o Klinikum Chemnitz Logistik- u. Wirtschaftsgesellschaft mbH, Chemnitz

Veröffentlicht

15.08.2025

Frist (Submission)

18.09.2025

Notice-Typ

Ausschreibung

Verfahrensart

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

CPV-Code

48000000 — Software

Branche

IT & Digitalisierung

Rechtsgrundlage

EU-Oberschwelle

Beschreibung

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung und Implementierung einer mandantenfähigen digitalen Personalakte (dPA) für das Klinikum Chemnitz und deren Tochtergesellschaften. Die Lösung soll eine zentrale, digitale und revisionssichere Verwaltung sämtlicher personalrelevanter Unterlagen ermöglichen – von der Einstellung bis zum Austritt – und dabei die vollständige Abbildung des Lebenszyklus von Mitarbeitenden unterstützen. Hierzu gehören u.a. Funktionen für Systemarchitektur, Berechtigungs- und Benutzerverwaltung, Dokumenten- und Vertragsmanagement, Workflowunterstützung, eine intuitive Benutzeroberfläche, komfortable Recherche- und Auswertungsmöglichkeiten sowie umfassendes Reporting. Die mandantenfähige Ausgestaltung soll eine getrennte, sichere und zugleich einheitlich administrierbare Nutzung durch unterschiedliche organisatorische Einheiten des Klinikums ermöglichen. Ziel ist es, papierbasierte Prozesse zu eliminieren, die Effizienz in der Personalverwaltung zu steigern und Compliance-Anforderungen dauerhaft zu erfüllen. Dies gilt für die im folgenden genannten Unternehmen (Unternehmen/Anzahl Mitarbeiter (MA)): - Klinikum Chemnitz gGmbH / 4800 MA - Service-Center Technik GmbH am Klinikum Chemnitz / 91 MA - Cc Klinik-Verwaltungsgesellschaft Chemnitz mbH / 181 MA - Poliklinik GmbH Chemnitz / 640 MA - Zentrum für Diagnostik GmbH am Klinikum Chemnitz / 137 MA - Klinikum Chemnitz Logistik- und Wirtschaftsgesellschaft mbH / 318 MA - Klinik Catering Chemnitz GmbH / 132 MA - Heim gGmbH / 584 MA - Fortbildungszentrum Chemnitz gGmbH / 20 MA Für die Beschaffung wird ein projektspezifisch angepasster EVB-IT-Systemvertrag abgeschlossen. Der Vertragsentwurf ist Teil dieser Veröffentlichung sowie der Vergabeunterlagen zum Erstangebot und kann durch den Auftraggeber im Rahmen der Vergabeverhandlungen weiter konkretisiert werden. Einzelheiten hierzu ergeben sich aus den Vergabeunterlagen der Angebotsphase. Details zum Grob-Projektplan und der Implementierungsreihenfolge entnehmen Sie bitte der "Anlage 01a - Anlage C KLIN C dPA Verfahrensbeschreibung" zu diesem Veröffentlichungstext. In der Grobplanung wird von einer schrittweisen Einführung ausgegangen. Dabei ist jedoch vorgesehen, dass einzelne Implementierungsschritte bei geeigneten organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen auch parallel erfolgen können, um den Gesamtzeitplan zu optimieren. Die Beschaffung erfolgt für eine Mindestvertragslaufzeit von 48 Monaten nach Herstellung der Betriebsbereitschaft. Hiernach verlängert sich der Vertrag jeweils um ein Jahr, falls dieser nicht sechs Monate vor Vertragsende von einer Partei gekündigt wird. Unternehmen, bei denen die Klinikum Chemnitz gGmbH mit mehr als 50% beteiligt ist, sind berechtigt, im Bedarfsfall zu den Konditionen des erfolgreichen Angebotes zu diesem Vergabeverfahren abzurufen.

Vertragslaufzeit

Periode

48 Monate

Beginn

01.06.2026

Verfahrensverlauf — alle 2 Veröffentlichungen

• Ausschreibung · Frist: 18.09.2025
• Vergabeergebnis

Zuständige Vergabekammer (laut Bekanntmachung)

Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen, Leipzig

Angabe aus der TED-Bekanntmachung. Im Streitfall ist die tatsächlich zuständige Vergabekammer nach §§ 155 ff. GWB maßgeblich, nicht zwingend die hier genannte.