Bereitstellung einer Finanzsoftware

Stammdaten

Auftraggeber

Der Magistrat der Stadt Butzbach

Veröffentlicht

22.05.2023

Notice-Typ

Ausschreibung

Verfahrensart

Offenes Verfahren

CPV-Code

48000000 — Software

Branche

IT & Digitalisierung

Rechtsgrundlage

EU-Oberschwelle

Beschreibung

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber I.1) Name und Adressen: Offizielle Bezeichnung: Der Magistrat der Stadt Butzbach; Nationale Identifikationsnummer: nicht angegeben; Postanschrift: Marktplatz 1; Ort: Butzbach; NUTS-Code: DE71E; Postleitzahl: 35510; Land: Deutschland; Kontaktstelle(n): Fachdienst 4; Telefon: +49 6033-995-133; E-Mail: achim.thiel@stadt-butzbach.de; Fax: nicht angegeben; Internet-Adresse(n): Hauptadresse: www.stadt-butzbach.de; Adresse des Beschafferprofils: nicht angegeben I.2) Gemeinsame Beschaffung: nicht angegeben I.3) Kommunikation: Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.evergabe.de/unterlagen/2754588/zustellweg-auswaehlen Weitere Auskünfte erteilt folgende Kontaktstelle: Offizielle Bezeichnung: ACP Projektmanagement GmbH; Nationale Identifikationsnummer: nicht angegeben; Postanschrift: Burger Landstraße 23a; Ort: Herborn; NUTS-Code: DE722; Postleitzahl: 35745; Land: Deutschland; Kontaktstelle(n): nicht angegeben; Telefon: +49 277257430; E-Mail: dominic.hartmann@acpmanagement.de; Fax: +49 2772574325; Internet-Adresse(n): Hauptadresse: www.acpmanagement.de; Adresse des Beschafferprofils: nicht angegeben Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen: elektronisch via (URL): https://www.evergabe.de; I.4) Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde I.5) Haupttätigkeiten: Allgemeine öffentliche Verwaltung Abschnitt II: Gegenstand II.1) Umfang der Beschaffung II.1.1) Bezeichnung des Auftrags: Bereitstellung einer Finanzsoftware; Referenznummer der Bekanntmachung: FSSB/2023/1 II.1.2) CPV-Code Hauptteil: 72268000; CPV-Code Zusatzteil: II.1.3) Art des Auftrags: Dienstleistungen II.1.4) Kurze Beschreibung: Zur effizienten Unterstützung & Steuerung der Prozesse der Finanzabteilung der Stadt Butzbach soll eine einheitliche, standardisierte und auf die Belange der Verwaltung zugeschnittene Finanzsoftware eingeführt werden. II.1.5) Geschätzter Gesamtwert: Wert ohne MwSt.: entfällt II.1.6) Aufteilung des Auftrags in Lose: nein II.2) Beschreibung II.2.1) Bezeichnung des Auftrags: Los-Nr.: entfällt II.2.2) weitere CPV-Codes: nicht angegeben II.2.3) NUTS-Codes: DE71E; Hauptort der Ausführung: Offizielle Bezeichnung: Stadt Butzbach; Straße, Hausnummer: Dienstgebäude Schlossplatz 1; Postleitzahl: 35510; Ort: Butzbach; Land: Deutschland II.2.4) Beschreibung der Beschaffung: Der Magistrat der Stadt Butzbach plant die Einführung einer neuen Finanzsoftware für die ge-samte Verwaltung. Als Klima-Kommune möchte die Stadt Butzbach auch einen weiteren Bau-stein zur papierlosen Verwaltung implementieren. Aktuell verwendet die Stadt Butzbach die Software mpsNF 2.0-022-002 des Herstellers mps public solutions GmbH, Koblenz, dem von der Zertifizierungsstelle der TÜV Informationstechnik GmbH, Essen die Erfüllung der Prüfanforderungen aus den Katalogen OKKSA FÜ.B V5.02 und DP.HE V7.00 bescheinigt wurde. Das System sollte (sofern es intern bei der Stadtverwaltung Butzbach betrieben werden soll) folgende Anforderungen erfüllen: Server-Betriebssystem: Windows Server 2019 (oder höher) - Betrieb als virtuelle Maschine unter vmWare vSphere Datenbanksystem: Microsoft SQL Server 2019 (oder höher) Authentifizierung: Single-Sign-On mit Active Directory-Benutzerkonten (sobald man am PC an-gemeldet ist, muss man sich nicht mehr beim Starten der Finanzsoftware extra anmelden, son-dern wird mit den Berechtigungen des aktuell angemeldeten Benutzers „durchgereicht“) Client: terminalserver-fähig unter Windows Server 2019 (mit Terminalserver-Diensten RDS (Remote Desktop Services) und Windows 10 (oder höher), webbasierter Client (kompatibel mit den Browsern Mozilla Firefox und Microsoft Edge). Ansonsten wird das externe Hosting der Software präferiert (sofern die Bereitstellung in einem deutschen Rechenzentrum stattfindet). Ziel des Softwareumstiegs soll eine Weiterentwicklung und Verbesserung der Verarbeitung von Vorgängen in den Kernbereichen Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Haushaltsplanung, Stadtkas-se, Steuern, Darlehnsverwaltung, Jahresabschluss und Controlling sein. Die Digitalisierung be-stehender Arbeitsprozesse, wie zum Beispiel die digitale Rechnungsbearbeitung oder auch die digitale Steuerakte stehen dabei im Vordergrund. Die Kernverwaltung besteht derzeit aus etwa 100 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die von den Vorteilen einer papierlosen Abwicklung von Vorgängen profitieren sollen. Der Start im Echtbetrieb soll bis spätestens zum 01.12.2023 erfolgen. II.2.5) Zuschlagskriterien: Die nachstehenden Kriterien: Qualitätskriterium - Name: Angebotspräsentation: Konzeptdarstellungen / Gewichtung: 40; Qualitätskriterium - Name: Qualifikation (Unternehmen und Projektteam) / Gewichtung: 25; Qualitätskriterium - Name: Erfüllungsgrad der optionalen Leistungsanforderungen / Gewichtung: 15; Preis - Gewichtung: 20 II.2.6) Geschätzter Wert ohne MwSt.: II.2.7) Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems: Beginn: / Ende: 30.11.2028; Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja; Beschreibung der Verlängerungen: Die Festbeauftragung erfolgt für die Bereitstellung der Finanzsoftware über einen Zeitraum von 5 Jahren. Eine Abrufoption für weitere 5 Jahre wird eingerichtet. Ein Anspruch auf eine solche Verlängerung besteht auch bei Bedarf nicht. II.2.10) Angaben über Varianten/Alternativangebote: Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein II.2.11) Angaben zu Optionen: Optionen: ja; Beschreibung der Optionen: Die Festbeauftragung erfolgt für die Bereitstellung der Finanzsoftware über einen Zeitraum von 5 Jahren. Eine Abrufoption für weitere 5 Jahre wird eingerichtet. Ein Anspruch auf eine solche Verlängerung besteht auch bei Bedarf nicht. Die Abrufoption beinhaltet die Lizenzverlängerungen für den Vollzugriff und für den Administratorenzugriff, sowie die Verlängerung der WWartungsleistungen, Systempflege sowie Bereitstellung eines Supports für Systemfragen der Nutzer. II.2.12) Angaben zu elektronischen Katalogen: entfällt II.2.13) Angaben zu Mitteln der Europäischen Union: Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein; Projektnummer oder -referenz: II.2.14 Zusätzliche Angaben: Abschnitt III - Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben III.1) Teilnahmebedingungen III.1.1) Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister: Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen: Die geforderten Erklärungen und Nachweise sind unter zwingender Verwendung der Angebotsformblätter (siehe hierzu auch VI.3) einzureichen. Alle Nachweise und Erklärungen sind in deutscher Sprache abzufassen. Die Nachweise und die jeweiligen zugehörigen Unterlagen sind eindeutig kenntlich zu machen und entsprechend der in den Hinweisen zur Bearbeitung des Bewerbungsbogens aufgeführten Reihenfolge einzureichen. Folgende Nachweise sind unter zwingender Verwendung der beigefügten Formulare mit dem Angebot einzureichen: a) Angaben zum Unternehmen mit Angabe des Projektverantwortlichen. b) Erklärung zu § 73 Abs. 3 VgV (Unabhängigkeit von Ausführungs- und Lieferinteressen) - Anlage 1 c) Erklärung zu § 6 Abs. 2 VgV (Wirtschaftliche Verknüpfungen) - Anlage 2a d) Erklärung zu 43 Abs. 3 VgV (Bevollmächtigung eines Vertreters der Bietergemeinschaft sowie der gesamtschuldnerischen Haftung im Auftragsfalle) - Anlage 2b e) Erklärung zu § 123 Abs. 1 GWB (Erklärung, dass für das Unternehmen keine Ausschlusskriterien gemäß Punkten 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 und 10 des § 123 Abs. 1 GWB vorliegen) - Anlage 3 f) Erklärung, zu § 124 Abs. 1 GWB (Erklärung, dass für das Unternehmen keine Ausschlusskriterien gemäß Punkten 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 und 9 des § 124 Abs. 1 GWB vorliegen) - Anlage 4 g) Verpflichtungserklärung, zu Tariftreue und Mindestlohn bei öffentlichen Aufträgen unter Berücksichtigung des Hessischen Vergabe- und Teriftreuegesetz (HVTG) vom 12. Juli 2021, GVBI. S. 338 - Anlage 5 h) Erklärung, zum "Bezug zu Russland" nach Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022 - Anlage 6 Über die geforderten Angebotsunterlagen hinausgehend eingereichte Unterlagen werden nicht berücksichtigt. Die geforderten Auskünfte und Erklärungen sind bei Bieter-/Arbeitsgemeinschaften von allen Mitgliedern der Gemeinschaft zu erteilen bzw. abzugeben. Angebotsunterlagen werden nur bei Vorlage der vollständig ausgefüllten Angebotsformblätter berücksichtigt. Sämtliche Nachweise und Erklärungen müssen aktuell sein (nicht älter als 6 Monate vom Tag der Bekanntmachung an). Bei Bietergemeinschaften sind die geforderten Unterlagen für alle Mitglieder vorzulegen, wobei jedes Mitglied seine Eignung für den Leistungsbestandteil nachweisen muss, den es angebotsmäßig übernehmen soll. Die Aufteilung der Leistungsbestandteile innerhalb der Bietergemeinschaften ist anzugeben. Soweit der Bieter beabsichtigt, Teilleistungen an ein anderes Unternehmen weiterzugeben, sind entsprechende Nachweise und Erklärungen für dieses vorzulegen, die für diese Teilleistung die Eignungsprüfung des Unternehmers ermöglichen. III.1.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: a) Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung gemäß § 45 Abs. 4 VgV einer EU-Versicherungsgesellschaft - Anlage 7. Mit dem Angebot ist der Nachweis der bestehenden Versicherung einzureichen. Im Falle von geringeren Versicherungssummen als in Punkt III.1.2 genannt, ist zusätzlich eine Bestätigung der Versicherungsgesellschaft notwendig, aus der hervorgeht, dass im Auftragsfall die Summen mindestens bis zur geforderten Höhe angehoben werden b) Erklärung des Bieters gemäß § 45 Abs. 4, Satz 4 VgV über den Gesamtumsatz brutto in Euro in den letzten 3 Geschäftsjahren (2020, 2021 und 2022) - Anlage 8. c) Erklärung des Bieters gemäß § 46 Abs. 3, Satz 8 VgV über die Anzahl der fest angestellten Mitarbeiter im Jahresdurchschnitt der letzten 3 Geschäftsjahre (2020, 2021 und 2022) - Anlage 9. Die geforderten Auskünfte und Erklärungen sind bei Bieter-/Arbeitsgemeinschaften von allen Mitgliedern der Gemeinschaft zu erteilen bzw. abzugeben. Angebotsunterlagen werden nur bei Vorlage der vollständig ausgefüllten Angebotsformblätter berücksichtigt. Sämtliche Nachweise und Erklärungen müssen aktuell sein (nicht älter als 6 Monate vom Tag der Bekanntmachung an). Bei Bietergemeinschaften sind die geforderten Unterlagen für alle Mitglieder vorzulegen, wobei jedes Mitglied seine Eignung für den Leistungsbestandteil nachweisen muss, den es angebotsmäßig übernehmen soll. Die Aufteilung der Leistungsbestandteile innerhalb der Bietergemeinschaften ist anzugeben. Soweit der Bieter beabsichtigt, Teilleistungen an ein anderes Unternehmen weiterzugeben, sind die entsprechenden Nachweise und Erklärungen für dieses vorzulegen, die für diese Teilleistung die Eignungsprüfung des Unternehmens ermöglichen.; Möglicherweise geforderte Mindeststandards: a) Mindestdeckungssummen Berufshaftpflichtversicherung - Anlage 7: 1.000.000 EUR für Personenschäden sowie, 1.000.000 EUR für sonstige Schäden. III.1.3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: a) Erklärung des Bieters gemäß § 46 Abs. 3, Satz 1 VgV, die sich auf wesentliche in den letzten 3 Jahren erbrachten Leistungen vergleichbarer Projekte beziehen. Es werden nur Referenzen berücksichtigt, bei denen ein Ansprechpartner des Auftraggebers/Kunden genannt wird, der im Rahmen der Prüfung der Angebotsunterlagen kontaktiert werden kann. Für den Fall dass der Bieter mehr als die geforderte Anzahl an Referenzen einreicht, hat der Bieter anzugeben, welche Referenzen der Auftraggeber bei der Angebotswertung berücksichtigen soll. Erfolgt keine Angabe, wird der Auftraggeber die ersten eingereichten Referenzen seiner Auswahl zugrunde legen. In der Referenzliste sind zwingend folgende Angaben zu machen: - Projektbezeichnung und Ort, - Auftraggeber mit Ansprechpartner und Kontaktdaten, - Art des Auftraggebers, - Ausführungszeitraum, - Nutzungsart der Software, - Leistungsumfang, - Spezifische Leistungsbestandteile, - Lizenzdauer, - Anzahl Nutzer, - Referenzschreiben oder Eigenerklärung, soweit vorhanden. - Anlage 11 ff. b) Erklärung des Bieters über die berufliche Befähigung und Qualifikation des Bieters und der Führungskräfte des Unternehmens gemäß § 46 Abs. 3, Satz 6 VgV insbesondere der für die zu vergebende Dienstleistung verantwortlichen Personen; Anlage 10 ff. Gefordert sind Angaben/Nachweise und Referenzen der Projektmitarbeiter: Name, Anzahl der Berufsjahre, es sind mindestens drei Referenzobjekte für vergleichbare Projekte beizufügen. Zu den Referenzen sind noch folgende Angaben zu machen: Nutzungsart der Software, Durchgeführter Leistungsumfang, Anzahl Nutzer, Auftraggeber. Die geforderten Auskünfte und Erklärungen sind bei Bieter-/Arbeitsgemeinschaften von allen Mitgliedern der Gemeinschaft zu erteilen bzw. anzugeben. Angebotsunterlagen werden nur bei Vorlage der vollständig ausgefüllten Angebotsformblätter berücksichtigt. Sämtliche Nachweise und Erklärungen müssen aktuell sein (nicht älter als 6 Monate vom Tag der Bekanntmachung an). Bei Bietergemeinschaften sind die geforderten Unterlagen für alle Mitglieder vorzulegen, wobei jedes Mitglied seine Eignung für den Leistungsbestandteil nachweisen muss, den es angebotsmäßig übernehmen soll. Die Aufteilung der Leistungsbestandteile innerhalb der Bietergemeinschaften ist anzugeben. Soweit der Bieter beabsichtigt, Teilleistungen an ein anderes Unternehmen weiterzugeben, sind entsprechende Nachweise und Erklärungen für dieses vorzulegen, die für diese Teilleistung die Eignungsprüfung des Unternehmers ermöglichen.; Möglicherweise geforderte Mindeststandards: a) Mindestvoraussetzung: 1 Referenz muss über eine Zertifizierung nach OKKSA FÜ.B V5.02 und DP.HE V7.00 verfügen bzw. in den letzten 3 Jahren über eine solche Zertifizierung verfügt haben. III.1.5) Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen: entfällt III.2) Bedingungen für den Auftrag III.2.1) Angaben zu einem besonderen Berufsstand (nur für Dienstleistungsaufträge): entfällt III.2.2) Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Bietergemeinschaften sind zugelassen, wenn jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesamtschuldnerisch haftet und ein Mitglied als Projektleiter und Ansprechpartner gegenüber benannt und mit uneingeschränkter Vertretungsbefugnis ausgestattet wird. Die Erklärung der Bietergemeinschaft (falls Angebot als Bietergemeinschaft erfolgt) als gesamtschuldnerisch haftende Arbeitsgemeinschaft mit bevollmächtigtem Vertreter ist vorzulegen. III.2.3) Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind: ja Abschnitt IV Verfahren IV.1) Beschreibung IV.1.1) Verfahrensart: Offenes Verfahren. Beschleunigtes Verfahren: nein IV.1.3) Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem: nicht angegeben. IV.1.4) Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs: entfällt IV.1.6) Angaben zur elektronischen Auktion: Eine elektronische Auktion wird durchgeführt: nein; IV.1.8) Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA): Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein IV.2) Verwaltungsangaben IV.2.1) Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren: nicht angegeben IV.2.2) Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge: Tag: 22.06.2023; Ortszeit: 11:00 IV.2.4) Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch IV.2.6) Bindefrist des Angebots: Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31.08.2023 IV.2.7) Bedingungen für die Öffnung der Angebote: Tag: 22.06.2023; Ortszeit: 11:00, Ort: ; Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren: Zu der Öffnung der Angebote sind Bieter nicht zugelassen. Abschnitt VI Weitere Angaben VI.1) Angaben zur Wiederkehr des Auftrags: Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein; Voraussichtlicher Zeitpunkt weiterer Bekanntmachungen: nicht angegeben VI.2) Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen: entfällt VI.3) Zusätzliche Angaben: Für die Auswertung des Offenen Verfahrens sind der auswertenden Stelle die Angebotsformblätter ausschließlich elektronisch über das Beschafferprofil einzureichen. Kostenfreier Bezug der digitalen Unterlagen über den Download dieser Veröffentlichung. Für sämtliche unter III.2.1 bis III.2.3 genannten Angaben und Nachweise sind zwingend mittels der in den Angebotsformblättern enthaltenen Formblätter zu erbringen. Formlose Angebote können nicht gewertet werden und werden von der Teilnahme ausgeschlossen. Sofern nicht anders vermerkt, sind Kopien als Nachweise ausreichend. Die ggf. geforderte Form der Nachweise sowie die detaillierenden Mindestanforderungen sind den anzufordernden Verfahrensunterlagen und diesem Veröffentlichungstext zu entnehmen. Die Angebotsformblätter inkl. den geforderten Anlagen und Nachweisen ist von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft sowie von jedem Nachunternehmer gem. § 46 Abs. 3, Satz 10 VgV oder § 47 VgV auszufüllen und digital einzureichen. VI.4) Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren VI.4.1) Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren: Offizielle Bezeichnung: 1. und 2. Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt, Dez. III 31.4; Postanschrift: Wilhelminenstraße 1-3 (Wilhelminenhaus); Ort: Darmstadt; Postleitzahl: 64283; Land: Deutschland; E-Mail: vergabekammer@rpda.hessen.de; Telefon: +49 6151126603; Internet-Adresse: nicht angegeben; Fax: +49 611327648534 VI.4.3) Einlegung von Rechtsbehelfen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB) VI.5) Tag der Absendung dieser Bekanntmachung: 17.05.2023 Software,Programmierdienste,IT-Systemdienstleistungen

Vergabe-Status

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Vergabeergebnis liegt uns nicht vor