UX-Beratung

Stammdaten

Auftraggeber

Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit e. V.

Veröffentlicht

01.10.2025

Notice-Typ

Ausschreibung

Verfahrensart

Öffentliche Ausschreibung (national)

CPV-Code

50 — Reparatur und Instandhaltung

Branche

IT & Digitalisierung

Beschreibung

1) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle: Offizielle Bezeichnung: Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit e. V.; Straße, Hausnummer: Wilhelm-Bertelsmann-Straße 8; Postleitzahl: 33602; Ort: Bielefeld; Land: DE Den Zuschlag erteilende Stelle: s.o. Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: s.o. 2) Verfahrensart: Öffentliche Ausschreibung, Vergabenummer: ZkD_2025/09 3) Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Angebote können nur elektronisch abgegeben werden. 4) Ggf. in den Fällen des § 29 (3) die Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen: nicht angegeben 5) Art und Umfang der Leistung: Der Zukunftsraum Demografie ist das bundesweite Netzwerk für alle, die den demografischen Wandel in den Kommunen aktiv gestalten. Vernetzen, unterstützen, lernen: Hier entstehen neue Ansätze, übertragbare Lösungen und nachhaltige Strategien. Ziel ist, den aktuellen Herausforderungen einer sich verändernden Gesellschaft gemeinsam und engagiert zu begegnen. Kern des seit dem 01.01.2025 vom Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend geförderten Modellprojekts ist ein digitales Netzwerk, das Wissen bündelt, Vernetzung ermöglicht und Kompetenzen fördert. Es basiert auf der Open-Source-Software HumHub (Professional Edition). Seit dem 27.05.2025 ist die Plattform online, seitdem haben sich mehr als 800 Mitglieder registriert. Leistung: An diesem Punkt möchten wir die Expertise von User-Experience-Berater*innen in Anspruch nehmen, die sich unser digitales Netzwerk im Detail anschauen und uns konkrete Empfehlungen zu folgenden Fragen liefern können: - Wie lassen sich in HumHub Elemente des flüchtigen Austauschs (Social Features) sinnvoll mit dauerhaftem Wissen (Dokumentationen und Anleitungen, Wissenssammlung, FAQs,…) verbinden? - Wie können wir gewährleisten, dass zentrale Inhalte auch bei laufendem Nachrichtenaustausch dauerhaft sichtbar und leicht auffindbar bleiben? Wie machen wir das Netzwerk intuitiv nutzbar und in den Arbeitsalltag integrierbar, auch für Personen, die sich sonst wenig in sozialen Netzwerken bewegen? - Wie gestalten wir optimalerweise das Zusammenspiel von Angeboten der Geschäftsstelle (Mikroförderung, E-Learning, Wissenssammlung, …) und nutzergenerierten Inhalten? - Wie sollte eine wachsende Wissenssammlung in HumHub aufbereitet werden, damit sie für Mitglieder leicht auffindbar, sinnvoll strukturiert und langfristig nutzbar ist? Wie sollten die Spaces strukturiert und benannt sein? - Wie müssen das Hauptmenü und die Navigationsleiste in den einzelnen Spaces aufgebaut sein, damit die Nutzer*innen intuitiv finden, was sie suchen? - Welche Visualisierungen sind an welcher Stelle sinnvoll? - Wie können wir die vorhandenen Möglichkeiten von HumHub (z. B. Module) optimal für unsere Zwecke einsetzen, wo braucht es eigene Entwicklungen? Darüber hinaus soll entworfen werden, wie die Einbettung KI-gestützter Interfaces – z. B. auf Basis von Retrieval Augmented Generation (RAG, eine Methode zur Kombination von Suche und Textgenerierung) – den Wissenszugang verbessern kann, etwa über eine Chat-Agentin oder die Erweiterung der Suche. Zur Beantwortung o.g. Fragen braucht es aus unserer Sicht mindestens: - Analyse der Nutzer*innengruppen und Nutzungsszenarien - Analyse der verschiedenen Wege durch das Netzwerk - Entwicklung einer Informationsarchitektur inkl. Mockups und Prototypen - - Konzept mit konkreten Handlungsempfehlungen und Roadmap zur Umsetzung in HumHub - Konzept zur Integration des Zugangs zu KI. Wichtige Punkte, die es zu berücksichtigen gilt: - Die Hauptzielgruppe – Mitarbeiter*innen aus kommunalen Verwaltungen, die sich mit dem demografischen Wandel beschäftigen – haben spezifische Nutzungsanforderungen und sind sehr heterogen, was digitale Vorkenntnisse und Bedarfe angeht. - Das bestehende Netzwerk soll nicht neu aufgebaut, sondern innerhalb der vorhandenen Strukturen gezielt optimiert werden. Es gibt bereits zahlreiche Vorarbeiten, die mitgedacht werden müssen: Produktentwicklung mit Innovationsagentur (inkl. Zielgruppenanalyse, Workshop und Umfrage mit der Zielgruppe, Personas, Use Cases), eigenes Monitoring und Evaluation (u.a. „Willkommensbefragung“ auf der Plattform), Entwurf einer zukünftigen Sortierungslogik - Die Barrierefreiheit des Netzwerks ist ein zentraler Anspruch. - Zur Leistung gehört die Übertragung der Nutzungsrechte an allen im Rahmen des Projekts erstellten Inhalten, Konzepten und Ergebnissen – einschließlich aller Veröffentlichungsarten und zukünftiger Weiterentwicklungen – auf das Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit e. V. Bitte geben Sie relevante Referenzen aus vergleichbaren Projekten an. Bitte skizzieren Sie kurz, wie Sie den Beratungsprozess angehen und gestalten würden. Um unser digitales Netzwerk einschätzen zu können, sind Sie herzlich eingeladen, sich zu registrieren: www.zukunftsraum-demografie.de/registrierung Anforderungen: Nachweisbare Erfahrung: - im UX-Design für Communities, Wissensmanagement-Systeme und soziale Plattformen (idealerweise Open Source) - Methoden wie Personas, User Journeys - Erfahrungen mit KI-gestützten Interfaces (z. B. RAG, Chatbots, semantische Suche) Wünschenswert, aber nicht erforderlich: - Vorerfahrungen mit HumHub - Erfahrung mit öffentlichen Verwaltungen und Non-Profit-Kontexten Ort(e) der Leistungserbringung: Postleitzahl: 33602; Ort: Bielefeld; Land: DE 6) Ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose: entfällt, da keine losweise Vergabe 7) Nebenangebote sind nicht zugelassen. 8) Etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist: Beginn: 15.10.2025, Ende: 15.12.2025 9) Die Vergabeunterlagen werden auf der Vergabeplattform evergabe.de bereitgestellt. Ein unentgeltlicher Abruf ohne Registrierung ist möglich unter https://www.evergabe.de/unterlagen/3263762/zustellweg-auswaehlen. 10) Angebotsfrist: 12.10.2025, 23:59 Uhr; Bindefrist: 15.10.2025 11) Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: nicht angegeben 12) Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind: Eine Vorauszahlung erfolgt nicht. Die Rechnungsstellung ist erst nach vollständiger Erbringung der vereinbarten Leistung zulässig. 13) Mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die der Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen verlangt: nicht angegeben 14) Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden: entfällt, siehe Vergabeunterlagen IT-Systemdienstleistungen,Beratung/ Gutachten/ Studie (IT)

Vergabe-Status

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Vergabeergebnis liegt uns nicht vor