EU-I/T 4/2024 Digitalisierung von Dokumenten für den Südwestrundfunk (SWR)

Stammdaten

Auftraggeber

Südwestrundfunk, Stuttgart

Veröffentlicht

17.04.2024

Frist (Submission)

03.06.2024

Notice-Typ

Ausschreibung

Verfahrensart

Offenes Verfahren

CPV-Code

79999100 — Unternehmensberatung und -dienstleistungen

Branche

Beratung & Dienstleistungen

Geschätzter Wert

326.120 € (frühestes Los — abweichende Werte je Los siehe „Lose im Detail")

Rechtsgrundlage

EU-Oberschwelle

KMU-geeignet

Ja (laut Auftraggeber-Angabe)

Beschreibung

Der SWR als Auftraggeber, in diesem Fall die beiden Abteilungen „Personalmanagement (PM)“ und „Personalservice (PS)“ der Hauptabteilung „Personal und Rechtemanagement (HA PuR)“, ist geprägt von einer Vielzahl von schriftlichen Vorgängen, die nach wie vor größtenteils auf Papier stattfinden. Um standortunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen, müssen die Dokumente in die digitale Personalakte oder das Langzeit-Dokumentenarchiv überführt werden. Der Auftraggeber selbst verfügt weder über die räumlichen und personellen noch über die technischen Ressourcen in Form von professionellen Scannern, um die Leistungen zur Digitalisierung selbst durchführen zu können. Zielsetzung Der Auftraggeber will die Leistungen zur Digitalisierung von Dokumenten für die beiden Abteilungen „Personalmanagement (PM)“ und „Personalservice (PS)“ der HA PuR an einen Auftragnehmer vergeben. An die Leistungen eines Auftragnehmers zur Digitalisierung von Dokumenten in Klarsichthüllen, Vorgangsmappen und Aktenordnern werden folgende Anforderungen gestellt: - Kick-off-Meeting am Standort Stuttgart - Wöchentliches Abholen der Dokumente an den Standorten Baden-Baden und Stuttgart, zweiwöchentliches Abholen am Standort Mainz. - Datenschutz- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Dokumente zum Auftragnehmer. - Sachgemäße, insbesondere datenschutzgerechte, Ein- und Zwischenlagerung der Dokumente beim Auftragnehmer und Bedienen von ad hoc-Anforderungen. - Einrichtung und Testphase für die Schnittstellen - Durchführen einer Pilotphase zur Optimierung der Digitalisierungsprozesse. - Leistungen zur Digitalisierung von insgesamt ca. 400.000 Dokumentseiten (Images) mit professionellen Scan-Maschinen. - Sicherer digitaler Transfer aller digitalisierten Dokumente per SFTP. - Rückheften von rückzuliefernden, originalen Dokumenten in Klarsichthüllen, Vorgangsmappen und Aktenordnern in korrekter Reihenfolge. - Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der rückzuliefernden Dokumente zurück zum Auftraggeber. - Kassation von nicht rückzuliefernden Dokumenten nach Freigabe. Der Auftraggeber plant deshalb für das Los 1 den Abschluss einer „Rahmenvereinbarung (RV) zur Digitalisierung von Dokumenten“ für die HA PuR mit einer Grundlaufzeit von zwei Jahren und zwei optionalen Verlängerungen um jeweils ein Jahr. Beginn der Rahmenvereinbarung ist geplant ab 01.08.2024, das Ende der Grundlaufzeit ist entsprechend am 31.07.2026. Mit der 2. Verlängerungsoption endet die Rahmenvereinbarung spätestens am 31.07.2028. Die Abnahmemengen sind wie folgt dargestellt und in der „Tabelle 1 – Abnahmevolumen an Leistungen zur Digitalisierung von Dokumenten, Los 1“ der "2a. Vertragsunterlagen Los 1 - Rahmenvereinbarung HA PuR" detailliert aufgeführt: Jeweilige Mindest-Abnahmemenge im 1. und 2. Jahr der RV: - Baden-Baden: 40.000 Dokumentseiten - Mainz: 20.000 Dokumentseiten - Stuttgart: 40.000 Dokumentseiten Geplante Abnahmemenge im 3. Jahr der RV: - Baden-Baden: 40.000 Dokumentseiten - Mainz: 20.000 Dokumentseiten - Stuttgart: 40.000 Dokumentseiten Optionale Höchst-Abnahmemenge im 4. Jahr der RV: - Baden-Baden: 40.000 Dokumentseiten - Mainz: 20.000 Dokumentseiten - Stuttgart: 40.000 Dokumentseiten Des Weiteren (siehe ebenso "2a. Vertragsunterlagen Los 1 - Rahmenvereinbarung HA PuR"): - Einmalige Dienstleistungen wie Kickoff-Meeting vor Ort in Stuttgart, die Einrichtung und Testphase für die Schnittstellen wie das Durchführen einer Pilotphase. - Abschließende Dienstleistungen wie Kassation von Originaldokumenten. — Der SWR als Auftraggeber, in diesem Fall seine Hauptabteilung „Information, Dokumentation und Archive (IDA)“, muss einige Archivlagerräume an den Standorten Baden-Baden und Stuttgart räumen, weil diese Betriebsräumlichkeiten für andere Zwecke genutzt werden müssen. Die in ca. 1.400 Aktenordnern gelagerten Rechtequellen und zugehörigen Informationen sowie ca. 2.700 Honorar- bzw. Karteikarten in Papierform müssen zudem für ihre Nutzbarmachung, Rechteerschließung und Erhaltung digitalisiert werden. Die Räumung dieser Dokumentenbestände aus dem Archiv muss spätestens bis Ende September 2024 abgeschlossen sein. Der Auftraggeber selbst verfügt weder über die räumlichen und personellen noch über die technischen Ressourcen in Form von professionellen Scannern, um die Leistungen zur Digitalisierung selbst durchführen zu können. Zielsetzung Der Auftragnehmer muss die folgenden Anforderungen erfüllen: - Ausräumen und Verpacken von insgesamt ca. 1.400 Aktenordnern mit Dokumenten an den Standorten Baden-Baden und Stuttgart sowie ca. 2.700 Honorar- oder Karteikarten am Standort Baden-Baden. - Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Aktenordner sowie Honorar- oder Karteikarten zum Auftragnehmer. - Sachgemäße, insbesondere datenschutzgerechte, Zwischenlagerung der Aktenordner sowie der Honorar- oder Karteikarten beim Auftragnehmer und Bedienen von ad hoc-Anforderungen. - Durchführen einer Pilotphase zur Optimierung der Digitalisierungsprozesse. - Sichere Digitalisierung mit professionellen Scan-Maschinen. - Rückheften der originalen Dokumente in Aktenordner oder Karteikarteneinheiten in korrekter Reihenfolge. - Bereitstellung aller digitalisierten Dokumente per Download sowie nach Projektende zusätzlich auf SSD-Festplatte. - Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Aktenordner sowie Honorar- oder Karteikarten zurück zum Auftraggeber. Der Beginn der Leistungserbringung im Los 2 ist Anfang 08/2024, spätestens jedoch Ende 09/2024. Das Ende der Leistungserbringung im Los 2 ist spätestens am 31.01.2025. — Der SWR als Auftraggeber, in diesem Fall seine Hauptabteilung „Service und Gebäudemanagement“, muss ein Aktenarchiv am Standort Baden-Baden räumen, weil diese Betriebsräumlichkeiten für andere Zwecke genutzt werden müssen. Die in ca. 500 Aktenordnern gelagerten Bauakten / Revisionsunterlagen und zugehörigen Informationen in Papierform müssen deshalb für ihre Nutzbarmachung und Erhaltung digitalisiert werden. Die Räumung dieser Dokumentenbestände aus dem Archiv muss spätestens bis Ende September 2024 abgeschlossen sein. Der Auftraggeber selbst verfügt weder über die räumlichen und personellen noch über die technischen Ressourcen in Form von professionellen Scannern, um die Leistungen zur Digitalisierung selbst durchführen zu können. Zielsetzung Der Auftragnehmer muss die folgenden Anforderungen erfüllen: - Ausräumen von insgesamt ca. 500 in Umzugskartons verpackten Aktenordnern mit Dokumenten bis DIN A3 und Papierplänen bis DIN A0. - Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Aktenordner zum Auftragnehmer. - Sachgemäße, insbesondere datenschutzgerechte, sowie qualitätserhaltende Zwischenlagerung der Aktenordner beim Auftragnehmer und Bedienen von ad hoc-Anforderungen. - Durchführen einer Pilotphase zur Optimierung der Digitalisierungsprozesse. - Sichere Digitalisierung mit professionellen Scan-Maschinen. - Rückheften der originalen Dokumente in Aktenordner in korrekter ursprünglicher Reihenfolge. - Bereitstellung aller digitalisierten Dokumente online zum Download. - Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Aktenordner zurück zum Auftraggeber. Der Beginn der Leistungserbringung im Los 3 ist am 13.09.2024. Das Ende der Leistungserbringung im Los 3 ist spätestens am 13.12.2024.

Lose

3 Lose (max. 2 pro Bieter).

Lose im Detail

Dieses Verfahren ist in 3 Lose unterteilt — mit unterschiedlichen Laufzeiten und Auftragswerten je Los. Maßgeblich ist jeweils das Los, das Sie bearbeiten.

Los 1 — Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von Dokumenten für zwei Abteilungen der Hauptabteilung „Personal und Rechtemanagement (HA PuR)“ - Los 1

Laufzeit

4 Jahre · bis zu 2× verlängerbar

Geschätzter Wert

191.480 €

Los 2 — Digitalisierung von Dokumenten für die Abteilung „Lizenzen und Rechtemanagement (LuR)“ für die HA IDA - Los 2

Laufzeit

keine Angabe · bis zu 2× verlängerbar

Geschätzter Wert

80.340 €

Los 3 — Digitalisierung von Dokumenten für die Abteilung HA "Service und Gebäudemanagement (SuG)" - Los 3

Laufzeit

keine Angabe · bis zu 2× verlängerbar

Geschätzter Wert

54.300 €

Verfahrens-Bedingungen

Bindefrist

4 Monate

Vergabe-Status

Vergabe-Status

Vergabeergebnis liegt uns nicht vor

Verfahrensverlauf — alle 3 Veröffentlichungen

• Ausschreibung · Frist: 03.06.2024
• Wertung
• Vergabeergebnis

Zuständige Vergabekammer (laut Bekanntmachung)

Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe, Karlsruhe

Angabe aus der TED-Bekanntmachung. Im Streitfall ist die tatsächlich zuständige Vergabekammer nach §§ 155 ff. GWB maßgeblich, nicht zwingend die hier genannte.