Vergabevermerk

Der Vergabevermerk (§ 8 VgV, § 20 UVgO) ist die pflichtgemäße Dokumentation aller wesentlichen Entscheidungen und Verfahrensschritte eines Vergabeverfahrens. Er dient der Transparenz, Nachvollziehbarkeit und dem Rechtsschutz.

Inhalt

Der Vergabevermerk muss mindestens enthalten: Name und Anschrift des Auftraggebers, Gegenstand und Wert des Auftrags, beteiligte Bieter und Gründe für deren Auswahl oder Ablehnung, Gründe für die Wahl der Verfahrensart, Gründe für den Verzicht auf Losaufteilung (falls zutreffend), Zuschlagskriterien und deren Gewichtung sowie die Bewertungsergebnisse.

Bedeutung für den Rechtsschutz

Im Nachprüfungsverfahren ist der Vergabevermerk das zentrale Beweismittel. Eine lückenhafte Dokumentation geht zulasten des Auftraggebers. Vergabekammern werten fehlende Dokumentation als Indiz für Vergabefehler. Bieter können Einsicht in den Vergabevermerk verlangen.

Zeitpunkt der Dokumentation

Der Vergabevermerk muss fortlaufend geführt werden — nicht erst nach Abschluss des Verfahrens. Nachträgliche Ergänzungen und Änderungen werden kritisch bewertet und können den Beweiswert der Dokumentation mindern.

Vertraulichkeit

Der Vergabevermerk enthält auch vertrauliche Informationen (z.B. Preise anderer Bieter). Das Akteneinsichtsrecht der Bieter wird daher durch berechtigte Geheimhaltungsinteressen begrenzt. In der Praxis erhalten Bieter eine geschwärzte Fassung des Vermerks.