Kreisverwaltung des Landkreises Darmstadt-Dieburg – Fachbereich Zentrale Dienste – Postdienstleistungen, Scandienste Aktenauslagerung – Vergabe ab 2027 (Abschluss eines Rahmenvertrages)

- Nachweis einer angemessenen Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer oder Erklärung über den Abschluss im Zuschlagsfalle; Mindestanforderungen an die Deckungssummen: Die Deckungssumme je Schadensfall muss mindestens 2 Mio. Euro für Personen-, Sach- und Vermögensschäden betragen, mit mindestens doppelter Maximierung pro Jahr, und die hier gegenständlichen Aufgaben abdecken. Die Deckung muss über die Vertragslaufzeit uneingeschränkt erhalten bleiben; wenn ein solcher Versicherungsschutz noch nicht oder nicht in der geforderten Höhe besteht, ist eine schriftliche Eigenerklärung vorzulegen, wonach der Bieter dem Auftraggeber den Abschluss einer entsprechenden Versicherung im Zuschlagsfalle zusichert. Der Abschluss der (erhöhten) Versicherung ist im Zuschlagsfalle innerhalb von vier Wochen nach Zuschlag nachzuweisen. Hinweis: Bei Nichterfüllen dieser Voraussetzungen wird der Teilnahmeantrag wegen nicht nachgewiesener Eignung und Unvollständigkeit vom Verfahren ausgeschlossen.

Darstellung der Geschäftstätigkeit des Bewerbers (eigene Geschäftsfelder, Branchenschwerpunkte, für die der Bewerber hauptsächlich tätig ist etc., Personalstruktur; Eigenerklärung) Es werden nur Teilnahmeanträge von Bewerbern berücksichtigt, die die für die Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Auftrag erforderliche Eignung gemäß §§ 122 ff. GWB, 42 ff. VgV besitzen. Die Bewerber müssen ihre Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, ihre wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie ihre technische und berufliche Leistungsfähigkeit nachweisen. Bei Bewerbungen von Bewerber-/Bietergemeinschaften müssen die geforderten Nachweise und Kriterien gemeinsam erfüllt sein (z.B. Zusammenrechnung der Referenzen); die Leistungsfähigkeit einzelner Mitglieder der Bewerber-/Bietergemeinschaft reicht als Nachweis allerdings nur aus, sofern dieses Mitglied nach der internen Arbeitsverteilung für die Durchführung der relevanten Leistungen überwiegend zuständig sein soll. Das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen entsprechend §§ 123 und124 GWB ist für jedes Mitglied der Bewerber-/ Bietergemeinschaft gesondert zu erklären. Beabsichtigt der Bewerber, sich zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit auf diejenige eines Dritten zu berufen (Eignungsleihe i.S.v. § 47 VgV; z.B. durch Berufung auf ein verbundenes Unternehmen oder einen Nachunternehmer), so ist in diesen Fällen die Leistungsfähigkeit des Dritten durch Vorlage der entsprechenden Nachweise darzulegen. Darüber hinaus ist die Verpflichtungserklärung Nachunternehmer vorzulegen. Die Formblätter für die Bewerber-/Bietergemeinschaft und für die Eignungsleihe (Verpflichtungserklärung) sind zu unterschreiben und als Scan hochzuladen; die Vergabestelle behält sich vor, das Original ggf. nachzufordern. Ausländische Bewerber haben statt der etwa geforderten amtlichen Nachweise nach deutschem Recht gleichwertige Bescheinigungen nach den Vorschriften des Herkunftslandes vorzulegen. Auf die Möglichkeit der Übermittlung einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) als (vorläufiger) Nachweis der Eignung gemäß § 50 VgV wird hingewiesen. Es werden von den Bewerbern über die bei konkreten Kriterien bereits benannten Unterlagen die folgenden Unterlagen, Erklärungen und Nachweise gefordert; im Übrigen wird auf die Auflistung der einzureichenden Unterlagen im Anschreiben verwiesen: Folgende allgemeine Eigenerklärungen sind auf den zur Verfügung gestellten Formblättern über die Vergabeplattform elektronisch hochzuladen (Unterschriften werden grundsätzlich ersetzt durch die ordnungsgemäße Einreichung in Textform gemäß § 126b BGB; besondere Anforderungen auf einzelnen Formblättern sind zu beachten): - Formblatt Teilnahmeantrag - Verpflichtungserklärung Tariftreue-Mindestlohn (sofern nicht bereits in einem Präqualifikationsregisterhinterlegt) - Bei Abgabe eines Teilnahmeantrags als Bewerbergemeinschaft: Formblatt „Bewerbergemeinschaft“ - Bei Abgabe eines Teilnahmeantrags mit Nachunternehmerleistungen bei Eignungsleihe: Formblatt „Verzeichnis Nachunternehmer/Eignungsleihe“, im Falle der Eignungsleihe zusätzlich das Formblatt „Verpflichtungserklärung Eignungsleihe“ - Eigenerklärung EU-Russland-Sanktionen bei der Vergabe - Wenn vorhanden, Vorlage eines Präqualifizierungszertifikats – Wenn keine Präqualifizierung vorliegt, Vorlage des Formblatts 124 Eigenerklärung einschließlich der Angaben zur Registerpflicht Eignungskriterien für den Zugang zur nächsten Stufe Die Vergabestelle wird in der ersten Phase (dem Teilnahmewettbewerb) eine Vollständigkeitsprüfung durchführen. Hierbei wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge sämtliche geforderten Eigenerklärungen, Eignungsnachweise und sonstigen geforderten Unterlagen enthalten. Dabei wird zudem geprüft, ob die Mindestanforderungen aus der Bekanntmachung und aus Ziffer 4 des Leitfadens (insbesondere die Mindestanforderungen an die Referenzen und die Haftpflichtversicherung) erfüllt sind. Auch nach einer eventuellen Nachforderung noch unvollständige Teilnahmeanträge oder Teilnahmeanträge, die mindestens eine der gestellten Mindestvoraussetzungen nicht erfüllen, werden ausgeschlossen. In der zweiten Phase, dem Verhandlungsverfahren, wird das Verfahren nur noch mit denjenigen Bewerbern weitergeführt, die ihre Eignung gemäß den Vorgaben aus der Bekanntmachung bzw. aus Ziffer 4 des Leitfadens nachgewiesen haben. Diese erhalten die Aufforderung zur Angebotsabgabe mit den entsprechenden weiteren Erläuterungen und geben ihre Erstangebote ab.

Nachweis der Fachkunde durch Vorlage des Referenzbogens (Formblatt). Die Referenzen werden nur gewertet, wenn sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen; bei Nichterfüllen dieser Voraussetzungen wird der Teilnahmeantrag wegen nicht nachgewiesener Eignung und Unvollständigkeit vom Verfahren ausgeschlossen (Mindestanforderungen): (a) Nachweis von mindestens 3 Referenzprojekten über Leistungen, die inhaltlich sowie von Umfang und Komplexität mindestens vergleichbar mit diesem Projekt sind. Das Referenzprojekt ist dann in seiner Art vergleichbar, wenn es Erfahrungen in der Erfassung und Übernahme eines bestehenden Archivs (initiale Übernahme) nachweist, ebenso wie mit den Leistungsgegenständen „Mehrjährige Erfahrungen bei der Archivierung von Akten“, „Aktendigitalisierung“ und „Aktenvernichtung“ sowie mit der Verwendung einer Echtzeit-Online-Datenbank, die technisch vom Bieter administriert wird und nach Kundenanforderungen individuell angepasst wurde. Das Referenzprojekt ist dann in seinem Umfang vergleichbar, wenn insgesamt wenigstens 2.000 laufende Meter initial abgeholt wurden (Annahme: 2.000 laufende Meter Akten entsprechen etwa 40.000 Akten) – der Mindestumfang (laufende Meter) gilt für jedes Referenzprojekt einzeln. (b) Es handelt sich um in den letzten 5 Geschäftsjahren erbrachte Leistungen. (c) Es sind dargestellt der Liefer-/Leistungsumfang, das Auftragsvolumen in EURO, der Ausführungszeitraum, Name und Anschrift Auftraggebers (einen Ansprechpartner beim Referenzgeber mit Telefonnummer wird der Auftraggeber bei Bedarf nachfordern). Hinweis: Es müssen nicht alle Leistungsgegenstände in jedem Referenzprojekt abgedeckt sein, aber die Zusammenschau muss ergeben, dass alle Leistungsgegenstände in den mindestens drei Referenzprojekten insgesamt abgedeckt sind; ein Referenzprojekt kann auch mehrere Referenzbereiche abdecken; im Referenzbogen ist jeweils anzukreuzen, für welchen Referenzbereich die Referenz inhaltlich gelten soll. Wenn vorhanden, sollen Kopien von Referenzschreiben der jeweiligen Auftraggeber als Nachweis beigefügt werden. Allein die Nichtvorlage von Referenzschreiben macht die Referenz aber nicht unvollständig.