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Offenes Verfahren Büro & Verwaltung

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Dienstleistungsauftrag EU-Oberschwelle

Aktendigitalisierung Baurechtsamt

Stadt Pforzheim - Zentrale Vergabestelle · Pforzheim · Baden-Württemberg · Kommunaler Auftraggeber

Angebote bis 26.11.2026, 11:00 Uhr (noch 25 Tage)

Angebotsfrist: 26.11.2026, 11:00 Uhr; noch 25 Tage
Rahmen-Höchstwert: 600.000 €
Verfahren: Offenes Verfahren
Veröffentlicht: 13.10.2026

Zu den Vergabeunterlagen auf vergabe24.de

Beschreibung

Rahmenvereinbarung mit einem Vertragspartner über den konitnuierlichen Abruf für die Digitalisierung von Bauakten des Baurechtsamts der Stadt Pforzheim (01.02.2027 bis 31.01.2029 optional bis 31.01.2030

Der Auftraggeber hat dieses Verfahren mehrfach aktualisiert — chronologisch, neueste zuerst.

30.10.2026 📄 Unterlagen

Die Anforderungen an die Referenzen wurden an die Vorgaben aus der Leistungsbeschreibung angepasst. Darin heißt es: "Der Auftragnehmer benennt der Stadt Pforzheim mit Abgabe des Angebots in einer gesonderten Anlage mindestens zwei Referenzen von Kommunen und deren Ansprechpartnern, bei den bereits ein vergleichbarer Auftrag durchgeführt wurde"
28.10.2026 📄 Unterlagen

Die Anforderungen an die Referenzen wurden an die Vorgaben aus der Leistungsbeschreibung angepasst. Darin heißt es: "Der Auftragnehmer benennt der Stadt Pforzheim mit Abgabe des Angebots in einer gesonderten Anlage mindestens zwei Referenzen von Kommunen und deren Ansprechpartnern, bei den bereits ein vergleichbarer Auftrag durchgeführt wurde

Maßgeblich ist stets die Original-Bekanntmachung beim Auftraggeber. Vollständiger Verfahrensverlauf →

Branche: Büro & Verwaltung

Das Wichtigste auf einen Blick

Auftragsgegenstand ist die kontinuierliche Digitalisierung von Bauakten für die Stadt Pforzheim.
Es handelt sich um eine Rahmenvereinbarung mit einer Laufzeit von 2027-2029, optional bis 2030.
Die Ausschreibung ist als offenes Verfahren nach EU-Recht ausgeschrieben.
Erfahrung in der Digitalisierung von Archiven und Aktenverwaltung ist wahrscheinlich eine wichtige Eignungsanforderung.

Die Stadt Pforzheim sucht einen Vertragspartner für die kontinuierliche Digitalisierung von Bauakten.

Die Rahmenvereinbarung läuft von Anfang 2027 bis Ende 2029, mit einer Verlängerungsoption bis 2030. Es werden Erfahrung in der Aktenverwaltung und Digitalisierung sowie die Einhaltung von Datenschutzstandards erwartet.

Weitere Eignungskriterien: Details in der vollständigen Analyse.

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Diese Kurzanalyse ist ausschließlich ein Hilfsmittel zur schnellen Orientierung und keine Eignungs- oder Rechtsberatung. Die verbindlichen Angaben entnehmen Sie bitte der Original-Bekanntmachung (oeffentlichevergabe.de). Details zu unserer KI-Nutzung: KI-Transparenz.

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Grenzüberschreitendes Recht

Richtlinie 2014/24/EU, VGV, GWB

Zuschlagskriterien

Wonach der Auftraggeber das wirtschaftlichste Angebot ermittelt.

Qualität 60 %

Probedigitalisat (siehe Angaben Anlage 2)
Preis 40 %

Angebotspreis gem. Preisblatt

Quelle: Bekanntmachung (eForms) — Gewichtung wie vom Auftraggeber veröffentlicht.

Anforderungen an Bieter (Eignung)

Was Sie zur Teilnahme nachweisen müssen — wie vom Auftraggeber gefordert.

Befähigung zur Berufsausübung

Eintragung Berufsregister
Vorlage eines aktuellen Berufs- oder
Handelsregisterauszugs nach Maßgabe der
Rechtsvorschriftendes Landes der Europäischen Union oder
des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem der Bieter
ansässig ist, oder ein gleichwertiger Nachweis zum
Gewerbebetrieb, sofern dieser nicht im Berufs- oder
Handelsregister eingetragen ist. Der Berufs- oder
Handelsregisterauszug ist dann aktuell, wenn dieser -
unabhängig vom Datum der Erstellung - die tatsächlichen
Gegebenheiten zum Zeitpunkt der geforderten Fristzur Abgabe
der Bewerbung mit dem Angebot wiedergibt.
Wird einer der geforderten Nachweise (bzw. Bescheinigungen)
in dem betreffenden Herkunftsland nicht ausgestellt, so kann
dieser durch eine eidesstattliche Erklärung ersetzt werden, die
das Unternehmen vor einer Gerichts- oder
Verwaltungsbehörde, einem Notar oder jeder anderen befugten
Behörde des betreffenden Herkunftslandes abgibt. In den
Staaten, in denen es einen derartigen Eid nicht gibt, kann
dieser durch eine feierliche Erklärung ersetzt werden. Die
zuständige Behörde oder der Notar hat eine Bescheinigung
über die Echtheit der eidesstattlichen oder der feierlichen
Erklärung auszustellen.
Nachweise oder Bescheinigungen in einer anderen als der
deutschen Sprache sind in einer beglaubigtenÜbersetzung
vorzulegen.
Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach
§123 und § 124 GWB
Eintragung Handelsregister
- Aktueller Handelsregister- oder Firmenregisterauszug in Kopie, für Bieter außerhalb Deutschlands ersatzweise die Nachweise gem. § 44 Abs. 1 VgV (nicht älter als 6 Monate) - sofern dieser nicht über eine kostenfreie Datenbank von der Vergabestelle abrufbar ist.

Wirtschaftliche & finanzielle Leistungsfähigkeit

Berufshaftpflichtversicherung
Nachweis Berufshaftpflichtversicherung, Eigenerklärung zur Tariftreue
Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Angaben gem. der Anforderungen aus dem Vordruck der Eigenerklärung zur Eignung
Durchschnittlicher Jahresumsatz
die Angaben sind anhand des Vordrucks der Eigerklärung zur Eignung abzugeben
Gesamtjahresumsatz
die Angaben sind anhand des Vordrucks der Eingerklärung zur Eignung abzugeben
Spezifischer Jahresumsatz (Auftragsbereich)
die Angaben sind anhand des Vordrucks der Eingerklärung zur Eignung abzugeben

Technische & berufliche Leistungsfähigkeit

Muster (ohne Echtheitsnachweis)
Zusammen mit dem Angebot legt der Bieter ein Musterbeispiel einer gescannten Akte vor. Die zu scannenden Musterakten werden bei der Besichtigung ausgegeben
Referenzen (vergleichbare Dienstleistungen)
Der Bieter benennt der Stadt Pforzheim mit Abgabe des Angebots mindestens drei Referenzen öffentlicher Auftraggeber (aus den letzten 3 Jahren) und deren Ansprechpartner, bei denen bereits ein vergleichbarer Auftrag durchgeführt wurde. Als vergleichbar gelten Digitalisierungsprojekte öffentlicher Auftraggeber mit personenbezogenen oder besonders schützenswerten Daten nach Art. 9 DSGVO und einem Umfang von mindestens 250 lfm Aktenbstand oder mindestens 1 Million gescannten Seiten
Referenzen (vergleichbare Bauleistungen)
Der Bieter benennt der Stadt Pforzheim mit Abgabe des Angebots mindestens drei Referenzen öffentlicher Auftraggeber (aus den letzten 3 Jahren) und deren Ansprechpartner, bei denen bereits ein vergleichbarer Auftrag durchgeführt wurde. Als vergleichbar gelten Digitalisierungsprojekte öffentlicher Auftraggeber mit personenbezogenen oder besonders schützenswerten Daten nach Art. 9 DSGVO und einem Umfang von mindestens 250 lfm Aktenbstand oder mindestens 1 Million gescannten Seiten
Ausbildungs-/Berufsqualifikation des Personals
Nachweis Berufshaftpflichtversicherung, Eigenerklärung zur Tariftreue
Durchschnittliche Personalstärke
Angaben gem. der Anforderungen aus dem Vordruck der Eigenerklärung zur Eignung

Quelle: Bekanntmachung (eForms). Maßgeblich sind die vollständigen Vergabeunterlagen.

Erfüllen Sie diese Anforderungen?

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Vergabe- & Vertragsbedingungen

Wichtige Bedingungen für Angebot und Ausführung — wie vom Auftraggeber bekannt gemacht.

Nachforderung fehlender Unterlagen möglich
Der Auftraggeber darf fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachfordern (§ 56 VgV).
Elektronische Rechnung (eRechnung) zugelassen
Besondere Bedingungen für die Auftragsausführung
Der Auftrag ist an zusätzliche Ausführungsbedingungen geknüpft (§ 128 GWB) — Details in den Vergabeunterlagen.

Hinweise zur Nachprüfung & Rügepflicht

In diesem Zusammenhang wird auf die §§ 135 und 160 Abs. 3 GWB hingewiesen, die nachfolgend in ihrem Wortlaut aufgeführt sind: § 160 Abs. 3, Antrag (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. § 135 Unwirksamkeit (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.

Quelle: Bekanntmachung (eForms). Maßgeblich sind die vollständigen Vergabeunterlagen.

Vollständige Historie dieses Vergabeverfahrens — alle Phasen und Veröffentlichungen.

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Preiseinschätzung

Unteres Quartil 188.926 €

Median 236.900 €

Oberes Quartil 514.790 €

Statistische Auswertung öffentlicher Zuschlagswerte. Keine Preisempfehlung.

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