Angebotsphase - Einführung und Bereitstellung einer Portallösung für eine medienbruchfreie Unterstützung der Bewerbungs- und Stipendiatenprozesse im Studienwerk

Für die Bewertung anhand des Zuschlagskriteriums 2 (Qualität) werden sowohl die Angaben zu den B-Kriterien des Lastenhefts als auch das eingereichte Konzept und die Bieterpräsentationen gewertet. 6.8.1 B-Kriterien des Lastenhefts Für die Bewertung des Zuschlagskriteriums 2.1 (B-Kriterien) hat der/die Bieter*in bei den in Spalte H mit BK gekennzeichneten Anforderungen Eintragungen vorzunehmen, die dann bei Erfüllung der jeweiligen Anforderung mit den in Spalte I verzeichneten Punkten bewertet werden. 6.8.2 Konzept zur Anwendungseinführung Im Hinblick auf die Konzeptwertung hat der/die Bieter*in ein Konzept auf Grundlage der bestehenden Projektorganisation und des Zeitplans (siehe Anforderungsdokumentation) zur Anwendungseinführung einzureichen und dabei zwingend die nachfolgend genannten inhaltlichen Anforderungen zu erfüllen: 1. Ausführung zur Projektplanung und -organisation o Vorschlag zur Projektorganisation: Rollen, Verantwortlichkeiten und Zusammensetzung des Projektteams (inkl. Ansprechpersonen) o Einbindung und Zusammenarbeit mit der Stiftung 2. Technische Umsetzung o Skizzieren des Vorgehens zur technischen Umsetzung, Funktions- und Integrationstests: Technische Umsetzung und Customizing im System; sowie Durchführung und Dokumentation von Funktionstests, um die korrekte Umsetzung sicherzustellen. o Beschreibung von erforderlichen Zusatzentwicklungen und Programmanpassungen ausgehend von den Anforderungen aus dem Lastenheft (s. Anlage 1)) 3. Migration und Test o Skizzieren des Vorgehens zur Datenaufbereitung (Analyse der bestehenden Datenbestände zur Ableitung notwendiger Datenbereinigungsaktivitäten) o Skizzieren des beispielhaften Migrationsvorgehens o Skizzieren des Testvorgehens im Rahmen des Migrationsvorgehens und der Datenübernahme: Definition von Testfällen und Erfolgskriterien; Maßnahmen zur Qualitätssicherung vor, während und nach der Migration. 4. Qualitätsmanagement o Beschreibung der Ansätze zur Sicherstellung der Qualität während der Projektlaufzeit (z. B. Tests, Abnahmen, Dokumentation) o Regelungen zur Einhaltung von Zeitplänen und Budgets 5. Durchführung von Systemschulungen Hinsichtlich der Schulungsleistungen gilt neben der Vertragsanlage Schulungsleistungen Folgendes: o Schulungsort: Online per zoom oder hybrid (mit Präsenz in den Räumen der Auftraggeberin) o Art und Inhalt der Schulungen - Schulung der Anwender*innen - Zu schulende Mitarbeitende: ca. 40 (ggf. aufzuteilen in Gruppen) - Schulungsumfang: Mind. 1 Tag - Bereitstellung von Schulungsmaterialien - Erweiterte Schulung für Key-User Stipendienmanagement (Fachliche Administration) - Zu schulende Mitarbeitende: ca. 4 - Schulungsumfang: mind. 1 Tag - Schulung Systemadministration (Betriebsmanagement) - Zu schulende Mitarbeitende: ca. 2 - Schulungsumfang: mind. 1 Tag 6. Cut-Over, Produktivsetzung und Projektabschluss o Cut-Over und Produktivsetzung (Zeitrahmen, Verantwortlichkeiten, Abnahmekriterien) o Projektabschluss und Nachbetreuung: Beschreibung zum Vorgehen zur Übergabe in den Regelbetrieb der Software an die Stiftung Weitere Details zum einzureichenden Konzept ergeben sich aus der Bewertungsmatrix (dort Ziff. 2.2). Das Konzept darf keine allgemeine Unternehmensbroschüre sein, sondern muss sich auf den konkreten, aus den Vergabeunterlagen ersichtlichen Auftragsgegenstand beziehen. Es können bei dem Zuschlagskriterium Konzept insgesamt maximal 59 Punkte erreicht werden. 6.8.3 Bieterpräsentation Für die Bewertung des Zuschlagskriteriums 2.3 (Bieterpräsentation) hat der/die Bieter*in in einem nach Abgabe der schriftlichen Angebote stattfindenden Präsentationstermin mindestens folgende Anwendungsfälle vorzustellen: - Vorstellung des Anwendungsfalls 1: Schriftliche Bewerbung bearbeiten - Vorstellung des Anwendungsfalls 2: Anträge zur Förderung bearbeiten - Vorstellung des Anwendungsfalls 3: Stipendienmitteilung erzeugen und übermitteln Die Präsentation muss, soweit als möglich, live in einem Demo-System gezeigt werden, die aufgezeichnet wird. Soweit eine Präsentation eines Demo-Systems nicht möglich ist, kann die Präsentation ergänzend in PowerPoint erstellt werden. Diese ergänzende Präsentation ist als PDF 48 Std. vor der Bieter*innenpräsentation einzureichen und soll einen Umfang von 15 Seiten nicht überschreiten. Der Termin wird den Bieter*innen rechtzeitig nach Angebotsabgabe mitgeteilt. Voraussichtlich werden die Termine vom 20.08.2025 bis 27.08.2025 vor Ort live stattfinden und 2 Stunden dauern. Die Präsentation soll durch die Teammitglieder erfolgen, die zur Leistungserbringung mit dem Angebot vorgestellt werden. Diese Teammitglieder haben die Leistung auch tatsächlich zu erbringen. Es wird auf die vertraglichen Regelungen diesbezüglich verwiesen. In den auf der Vergabeplattform bereit gestellten Vergabeunterlagen befindet sich das Dokument "Bewertungsmatrix", in dem für die Präsentation die entsprechenden Bewertungsmaßstäbe, Punkte und deren Gewichtung dargelegt sind. In dem Zuschlagskriterium Präsentation können maximal 90 Punkte erreicht werden.