Auslagerung SAP Betriebsleistungen nebst Migration S/4HANA

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Gemäß § 122 Abs. 2 Nr. 1 GWB in Verbindung mit § 44 VgV hat der Bewerber zum Nachweis seiner Befähigung zur Berufsausübung einen Handelsregisterauszug beizulegen bzw. einen Nachweis, dass der Bewerber in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der europäischen Gemeinschaft oder eines Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem er ansässig ist. Der Nachweis muss den aktuellen Stand der Informationen des Berufs- oder Handelsregisters entsprechen. Es genügt eine nicht beglaubigte Kopie. Der Nachweis darf nicht älter als 6 Monate sein, gerechnet ab dem Datum der Abgabefrist der Teilnahmeanträge.
Unternehmen, die weder in einem Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind oder einen anderen geeigneten Nachweis vor, der einen Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit zulässt. Die geplante Rechtsform der ggf. in Gründung befindlichen Unternehmen bzw. Bietergemeinschaften ist anzugeben.
Dieses Dokument muss jeweils vom Bewerber, von jedem eingesetzten Nachunternehmer, sowie von allen Mitgliedern einer etwaigen Bietergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag abgegeben werden.
Amtliche Bescheinigungen eines Landes der europäischen Gemeinschaft oder eines Vertragsstaates des EWR-Abkommens werden in deren Originalsprache zugelassen.

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Gemäß § 122 Abs. 2 Nr. 1 GWB in Verbindung mit § 44 VgV hat der Bewerber zum Nachweis seiner Befähigung zur Berufsausübung einen Handelsregisterauszug beizulegen bzw. einen Nachweis, dass der Bewerber in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der europäischen Gemeinschaft oder eines Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem er ansässig ist. Der Nachweis muss den aktuellen Stand der Informationen des Berufs- oder Handelsregisters entsprechen. Es genügt eine nicht beglaubigte Kopie. Der Nachweis darf nicht älter als 6 Monate sein, gerechnet ab dem Datum der Abgabefrist der Teilnahmeanträge.
Unternehmen, die weder in einem Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind oder einen anderen geeigneten Nachweis vor, der einen Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit zulässt. Die geplante Rechtsform der ggf. in Gründung befindlichen Unternehmen bzw. Bietergemeinschaften ist anzugeben.
Dieses Dokument muss jeweils vom Bewerber, von jedem eingesetzten Nachunternehmer, sowie von allen Mitgliedern einer etwaigen Bietergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag abgegeben werden.
Amtliche Bescheinigungen eines Landes der europäischen Gemeinschaft oder eines Vertragsstaates des EWR-Abkommens werden in deren Originalsprache zugelassen.

Versicherung
Der Bewerber muss gemäß § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV über eine Betriebshaftpflichtversicherung zur Deckung von Sach-, Personen- und Vermögensschäden verfügen und diese über die Vertragslaufzeit aufrechterhalten. Die Mindestdeckung für Sach- und Personenschäden muss 2.500.000€, die Mindestdeckung für Vermögensschäden muss 1.000.000€, jeweils pro Fall betragen. Eine Deckelung der Beträge auf den doppelten Wert pro Versicherungsjahr ist zulässig.
Der Bewerber belegt dies durch Vorlage eines zum Zeitpunkt der Abgabe der Teilnahmeanträge gültigen Versicherungsnachweises oder einer verbindlichen Erklärung einer Versicherung, aus der sich ergibt, dass im Falle der Zuschlagserteilung an den Bewerbern eine solche Versicherung über die geforderten Deckungssummen vorliegen wird.
Alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft müssen getrennt voneinander die Versicherungsleistung belegen.

Eigenerklärung GWB §§ 123, 124
Der Bewerber ist aufgefordert gemäß § 122 Abs. 1 GWB in Verbindung mit § 42 Abs. 1 VgV die in der Anlage "Eigenerklärung nach GWB §§ 123, 124" geforderte Eigenerklärung abzugeben, um nachzuweisen, dass keine nicht heilbaren zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe gegen Ihn vorliegen. Im Falle des Vorliegens fakultativer Ausschlussgründe behält sich die Vergabestelle eine Einzelfallprüfung unter Abwägung des möglichen Einflusses auf das Vergabeverfahren vor.
Dieses Dokument muss jeweils vom Bewerber, von jedem eingesetzten Nachunternehmer, sowie von allen Mitgliedern einer etwaigen Bietergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag abgegeben werden.

Unternehmenskennzahlen
Zur Feststellung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bewerbers, werden gemäß § 45 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 2 und Abs. 4 Nr. 4 VgV folgende Mindestanforderungen an das Unternehmen gestellt:
Mindestumsatz im Geschäftsjahr 2025: 10.000.000 €
Mindestumsatz im Geschäftsjahr 2024: 10.000.000 €
Mindestumsatz im Geschäftsjahr 2023: 10.000.000 €
Mindestanzahl Mitarbeiter in FTE im Geschäftsjahr 2025: 50 Mitarbeitende
Mindestanzahl Mitarbeiter in FTE im Geschäftsjahr 2024: 50 Mitarbeitende
Mindestanzahl Mitarbeiter in FTE im Geschäftsjahr 2023: 50 Mitarbeitende
Negative Entwicklungen bei oben genannten Kennzahlen sind zu erläutern. Eine fortgesetzte negative Entwicklung oben genannter Kennzahlen, welche nicht auf Grund unternehmerischer oder struktureller Randbedingungen plausibilisiert werden kann, wird als mangelnde wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit des Bewerbers angesehen.
Sofern die Angaben für das letzte Geschäftsjahr noch nicht vollständig vorliegen, sind die Angaben sinngemäß der letzten drei vollständig vorliegenden Geschäftsjahre darzulegen. Wenn das Unternehmen noch keine drei vollständigen Geschäftsjahre am Markt tätig ist, sind mindestens die Kennzahlen der vorliegenden Geschäftsjahre, sowie die erwarteten Kennzahlen des aktuellen Geschäftsjahres anzugeben und zu plausibilisieren.
Die geforderten Kennzahlen und ergänzenden Erläuterungen sind durch Eigenerklärung im Abschnitt "Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit" der Anlage "Eigenerklärung zur Unternehmenseignung" anzugeben.
Bewerber können sich zum Nachweis der Eignung ihrer Nachunternehmer (Eignungsleihe) und der weiteren Mitglieder der Bietergemeinschaft bedienen. In diesem Fall ist die Eigenerklärung zur Unternehmenseignung von jedem der Unternehmen einzeln auszufüllen und mit dem Teilnahmeantrag abzugeben.

Verfügbarkeit geeigneter eigener Rechenzentren
Zum Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit des Bewerbers wird erwartet, dass dieser über eigene und geeignete Rechenzentren / Rechenzentrumsflächen zum Betrieb der erforderlichen Infrastruktur verfügt und damit die vollständige Kontrolle der Leistungserbringung gewährleisten kann. Als geeignet wird ein Bieter in diesem Falle angesehen, wenn er mindestens über folgende Rechenzentren oder von ihm selbst bewirtschaftete Rechenzentrumsflächen verfügt und diese zur Leistungserbringung einsetzt:
Mindestens zwei Primär-Rechenzentren / baulich getrennte Rechenzentrumsflächen in Deutschland für einen aktiv-aktiv Betrieb (Betrieb der produktiven Systeme auf einer gespiegelten HA-Plattform)
Mindestens ein weiteres Rechenzentrum mit ≥ 100km Abstand zu den zwei Primär-Rechenzentren
(Auslagerung von Datensicherungen und Vorhaltung einer Business-Continuity-Plattform)
Alle Rechenzentren entsprechen dem Tier 3 Standard (belegt durch externe Zertifizierung)
Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes wird zusätzlich bewertet, ob es sich hierbei jeweils um eigene Rechenzentren des Bewerbers handelt (vollständige Kontrolle) oder nur um Rechenzentrumsflächen in einem Fremdrechenzentrum (anteilige Kontrolle), deren Betreiber den Anforderungen Abschnitt 4.3 entspricht.
Zum Nachweis bzw. zur Darlegung ist eine "Eigenerklärung Rechenzentren" mit dem Teilnahmeantrag abzugeben, in dem die Rechenzentren, deren Standorte und Standards / Zertifizierungen dargestellt sind.

Erfahrung und Zertifizierung im Fachgebiet SAP
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unternehmens und seiner Mitarbeitenden werden folgende Mindestanforderungen an dessen Erfahrung bzw. Zertifizierung und Qualifizierung im spezifischen Feld des SAP-Betrieb und der SAP-Beratung verlangt:
Bestand einer gültigen SAP-Partnerzertifizierung im Bereich:

• SAP Certified in SAP HANA cloud and database operations
• SAP Certified in SAP BTP operations and works with RISE with SAP
• SAP Certified in SAP S/4 HANA solutions operations and works with RISE with SAP

Zertifizierungen
Der Bieter übernimmt für den Auftraggeber sowohl die Ausführung wesentlicher Prozesse, die in hoher Güte und Qualität zu erbringen sind, als auch die Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten. An die Qualität und Informationssicherheit aber auch an die Verantwortung für die Umwelt werden aufgrund der besonderen Rolle des Auftraggebers als Wirtschaftsbetrieb der Stadt daher hohe Anforderungen gestellt.
Zum Beleg der Unternehmenseignung ist der Nachweis über die Existenz und Anwendung eines zertifizierten Qualitätsmanagementsystem (QMS) und Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS) zu führen. Dazu fügt der Bewerber eine zum Zeitpunkt der Abgabe der Teilnahmeanträge durch eine akkreditierte Zertifizierungsstelle erteilte, gültige Zertifizierung nach ISO 9001:2015 und nach ISO/IEC 27001:2022, BSI
IT-Grundschutz oder vergleichbar bei, deren Geltungsbereich den Leistungsgegenstand der Bereitstellung und des Betriebs von Rechenzentren und den System und Anwendungsbetrieb innerhalb dessen umfasst.
Sollte der Bewerber einen vergleichbaren Nachweis vorlegen, hat der Bewerber dessen Gleichwertigkeit mit dem Teilnahmeantrag darzulegen. Die Zulässigkeit bzw. Vergleichbarkeit anderer als der vorgenannten Zertifizierungen ist im Rahmen von Bieterfragen vor Ablauf der Abgabefrist der Teilnahmeanträge zu klären. Unabdingbar ist aber, dass es sich um Fremdnachweise über eine von Externen durchgeführte, systematische Überprüfung handeln muss. Eigenerklärungen sind nicht ausreichend.

Erfahrung und Zertifizierung im Fachgebiet SAP
Zum Nachweis der Fähigkeit und Erfahrung und damit zum Beleg der Eignung, die geforderte Leistung erbringen zu können, sind vom Bewerber zu den beiden Leistungsgegenständen "SAP-Betrieb" und "SAP S/4HANA Migration" jeweils genau drei (3) mit der geforderten Leistung vergleichbare Referenzprojekte in strukturierter Form darzulegen. Hierzu ist die Anlage "Eigenerklärung Projektreferenz" als Vorlage zu verwenden. Umfasst eine Referenz beide Leistungsgegenstände so darf diese beiderseits verwendet werden.
Die ausschreibende Stelle behält sich vor, die angegebenen Projektreferenzen zu überprüfen. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrags. Der Bewerber hat die Kontaktdaten der jeweiligen Ansprechpartner der Referenzen anzugeben. Die Kontaktdaten müssen eine Überprüfung der Referenz möglich machen. Der Bewerber versichert durch die Angabe, dass der Kontaktperson die Benennung als Referenz bekannt ist und darüber hinaus die Einwilligung der Kontaktperson zur Kontaktaufnahme vorliegt. Die Erhebung dieser Kontaktdaten erfolgt im Einklang mit Artikel 6, Absatz 1, lit. c und e DSGVO.
Bitte beachten Sie, dass aus den angegebenen Informationen zu den Projektreferenzen eindeutig und zweifelsfrei die Erfüllung der Mindestanforderungen hervorgehen muss. Es wird darauf hingewiesen, dass eine stichpunktartige Beantwortung der Mindestanforderungen unzureichend ist.
Bei der Benennung der Referenzen sind folgende Mindestanforderungen zu beachten:
Jede Referenz muss vom Bewerber, einem Teilnehmer der Bewerbergemeinschaft oder einem Nachunternehmer des Bewerber stammen, dessen Eignung er sich bedient, und der in diesem Verfahren mit der entsprechenden Leistung betraut werden soll.
Referenzen sind nur gültig, wenn die betreffende Leistung zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrages weiterhin erbracht wird (SAP-Betrieb) und deren Leistungsende nicht mehr als drei Jahre zurückliegt (SAP-Migration), Leistungen in der Zukunft sind nicht als Referenz zugelassen.
Referenzen für den Leistungsgegenstand des SAP-Betrieb werden als vergleichbar bewertet, wenn:

Projektreferenzen
Zum Nachweis der Fähigkeit und Erfahrung und damit zum Beleg der Eignung, die geforderte Leistung erbringen zu können, sind vom Bewerber zu den beiden Leistungsgegenständen "SAP-Betrieb" und "SAP S/4HANA Migration" jeweils genau drei (3) mit der geforderten Leistung vergleichbare Referenzprojekte in strukturierter Form darzulegen. Hierzu ist die Anlage "Eigenerklärung Projektreferenz" als Vorlage zu verwenden. Umfasst eine Referenz beide Leistungsgegenstände so darf diese beiderseits verwendet werden.
Die ausschreibende Stelle behält sich vor, die angegebenen Projektreferenzen zu überprüfen. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrags. Der Bewerber hat die Kontaktdaten der jeweiligen Ansprechpartner der Referenzen anzugeben. Die Kontaktdaten müssen eine Überprüfung der Referenz möglich machen. Der Bewerber versichert durch die Angabe, dass der Kontaktperson die Benennung als Referenz bekannt ist und darüber hinaus die Einwilligung der Kontaktperson zur Kontaktaufnahme vorliegt. Die Erhebung dieser Kontaktdaten erfolgt im Einklang mit Artikel 6, Absatz 1, lit. c und e DSGVO.
Bitte beachten Sie, dass aus den angegebenen Informationen zu den Projektreferenzen eindeutig und zweifelsfrei die Erfüllung der Mindestanforderungen hervorgehen muss. Es wird darauf hingewiesen, dass eine stichpunktartige Beantwortung der Mindestanforderungen unzureichend ist.
Bei der Benennung der Referenzen sind folgende Mindestanforderungen zu beachten:
Jede Referenz muss vom Bewerber, einem Teilnehmer der Bewerbergemeinschaft oder einem Nachunternehmer des Bewerber stammen, dessen Eignung er sich bedient, und der in diesem Verfahren mit der entsprechenden Leistung betraut werden soll.
Referenzen sind nur gültig, wenn die betreffende Leistung zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrages weiterhin erbracht wird (SAP-Betrieb) und deren Leistungsende nicht mehr als drei Jahre zurückliegt (SAP-Migration), Leistungen in der Zukunft sind nicht als Referenz zugelassen.
Referenzen für den Leistungsgegenstand des SAP-Betrieb werden als vergleichbar bewertet, wenn:

Sprachniveau
Der Bewerber verpflichtet sich, im Rahmen der Leistungserbringung an Stellen mit möglichem Kundenkontakt nur solche Mitarbeiter einzusetzen, die "Deutsch" als Muttersprache haben oder die mindestens über ein Sprachniveau von "C2", nach dem "Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprache", verfügen. Dies ist in der "Eigenerklärung Sprachniveau" zu erklären.
Dieses Dokument muss jeweils vom Bewerber, von jedem eingesetzten Nachunternehmer, sowie von allen Mitgliedern einer etwaigen Bietergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag abgegeben werden.

Angemessenheit des Datenschutzniveaus
Der Sitz des Bewerbers und dessen etwaige beherrschende Muttergesellschaft muss in der Europäischen Union liegen, oder in einem Land, für das ein Angemessenheitsbeschluss gemäß § 45 Abs. 5 Nr. 2 DS-GVO gilt. Bewerber und deren etwaige Muttergesellschaft, die Ihren Sitz in den USA haben, müssen gemäß des am 10.07.2023 von der Europäischen Kommission verabschiedeten Angemessenheitsbeschlusses für den Datenschutzrahmen (EU-US Data Privacy Framework) zertifiziert sein, da kein generelles angemessenes Datenschutzniveau für Übermittlungen an Organisationen in den USA vorausgesetzt wird.
Die Erfüllung dieser Eignungsanforderung muss jeweils vom Bewerber, von jedem eingesetzten Nachunternehmen, sowie von allen Mitgliedern einer etwaigen Bietergemeinschaft, in der Anlage "Eigenerklärung Unternehmenseignung" mit dem Teilnahmeantrag bestätigt werden.