Vergabe von Organisationsberatung/ -untersuchung

Der Auftraggeber bewertet die persönliche Erfahrung des verantwortlichen Beraters anhand von persönlichen Referenzprojekten aus den letzten fünf Jahren. Hierbei werden zwei Referenzunterkriterien bewertet: Persönliche Erfahrung im Bereich Organisationsberatung im Kommunalbereich: Eine persönliche Referenz wird bewertet, soweit diese folgende Anforderungen erfüllt: - Vergleichbarer Leistungsinhalt (einschlägige vergleichbare Beratungsleistungen), wobei die vergleichbare Beratungsleistung im Kommalbereich erbracht worden sein muss - Referenz muss in den letzten fünf Jahren abgeschlossen (vertraglicher Abschluss) worden sein. Referenzzeitpunkt ist hierbei der Tag des Ablaufs der Angebotsfrist - Leistungserbringung durch die zuvor benannte Beratungsperson in verantwortlicher Position oder zumindest in stellvertretender Position Beim Nachweis einer entsprechenden Referenz erfolgt die Einordnung in den EG 1. Beim Nachweis von 5 oder mehr entsprechenden Referenzen erfolgt die Einordnung in den EG 3. Persönliche Erfahrung im Bereich Organisationsberatung in Bezug auf SGB: Eine Referenz wird bewertet, soweit diese folgende Anforderungen erfüllt: - Vergleichbarer Leistungsinhalt (einschlägige vergleichbare Beratungsleistungen), wobei die vergleichbare Beratungsleistung im Aufgabenbereich des SGB VIII oder SGB IX oder SGB XII erbracht worden sein muss - Referenz muss in den letzten fünf Jahren abgeschlossen (vertraglicher Abschluss) worden sein - Referenzzeitpunkt ist hierbei der Tag des Ablaufs der Angebotsfrist - Leistungserbringung durch die zuvor benannte Beratungsperson in verantwortlicher Position oder zumindest in stellvertretender Position Beim Nachweis einer entsprechenden Referenz erfolgt die Einordnung in den EG 1. Beim Nachweis von 3 oder mehr entsprechenden Referenzen erfolgt die Einordnung in den EG 3. Werden 2 entsprechende Referenzprojekte nachgewiesen erfolgt die Einordnung in den EG 2.

Gem. der Leistungsbeschreibung ist die Aufgabenanalyse/Aufgabenkritik Bestandteil der hiesigen Ausschreibung. Dem Auftraggeber kommt es bei der Bewertung der Ideenskizze diesbezüglich darauf an, dass die Bieter die optimale Aufgabenanalyse/Aufgabenkritik aus ihrer Sicht darstellen. Die Bieter haben – soweit unterschiedliche Herangehensweisen möglich sind – diesbezüglich auf Vor- und Nachteile sowie Chancen und Risiken einzugehen und eine Empfehlung auszusprechen. Dem Auftraggeber kommt es insbesondere darauf an, dass die Bieter folgende Aspekte darstellen: - Darstellung der Vorbereitung - Konzeption anhand eines exemplarischen Bewertungsschemas zur Zweck- und Vollzugskritik - Durchführung der Erhebung - Handlungsempfehlungen Es wird vom Auftraggeber gefordert, dass die Bieter darlegen, inwieweit sie während dieser Phase in Präsenz vor Ort sein werden und warum diese Präsenz erforderlich oder nicht erforderlich ist.

Gem. der Leistungsbeschreibung ist die Prozessanalyse Bestandteil der hier ausgeschriebenen Leistung. Dem Auftraggeber kommt es bei der Bewertung der Ideenskizze diesbezüglich darauf an, dass die Bieter eine optimale Prozessanalyse aus ihrer Sicht darstellen. Die Bieter haben – soweit unterschiedliche Herangehensweisen möglich sind – diesbezüglich auf Vor- und Nachteile sowie Chancen und Risiken einzugehen und eine Empfehlung auszusprechen. Dem Auftraggeber kommt es insbesondere darauf an, dass die Bieter folgende Aspekte darstellen: - Aufzeigen der personellen sowie operativen Umsetzung der Geschäftsprozessoptimierungen – aufgegliedert in die einzelnen relevanten Teilhaushalte – bezugnehmend auf das Zusammenspiel mit der Aufgabenanalyse - Darstellung der Optimierungspotentiale o Nutzung von Informations- und Kommunikationstechniken o Qualität der Leistung o Ressourcenbindung und Kosten o Prozessschritte o Schnittstellen Es wird vom Auftraggeber gefordert, dass die Bieter darlegen, inwieweit sie während dieser Phase in Präsenz vor Ort sein werden und warum diese Präsenz erforderlich oder nicht erforderlich ist.

Gem. der Leistungsbeschreibung ist die Stellenanalyse Bestandteil der hier ausgeschriebenen Leistung. Dem Auftraggeber kommt es bei der Bewertung der Ideenskizze diesbezüglich darauf an, dass die Bieter eine optimale Stellenanalyse aus ihrer Sicht darstellen. Die Bieter haben – soweit unterschiedliche Herangehensweisen möglich sind – diesbezüglich auf Vor- und Nachteile sowie Chancen und Risiken einzugehen und eine Empfehlung auszusprechen. Dem Auftraggeber kommt es insbesondere darauf an, dass die Bieter folgende Aspekte darstellen: o Aufzeigen der Methodik zur Ermittlung der Stellenbedarfe o Darstellung der einzubeziehenden Aspekte  SOLL/IST VZÄ  Personalkosten  Aufgabenzuschnitt  Organisationsstruktur  Politische Rahmenbedingungen  Gesetzliche Novellierungen  Technische Änderungen  Kulturelle Änderungen  Altersstruktur  Fluktuation  Fehlzeiten Es wird vom Auftraggeber gefordert, dass die Bieter darlegen, inwieweit sie während dieser Phase in Präsenz vor Ort sein werden und warum diese Präsenz erforderlich oder nicht erforderlich ist.

Der Auftraggeber bewertet die persönliche Erfahrung des stellvertretend verantwortlichen Beraters. Eine persönliche Referenz wird bewertet, soweit diese folgende Anforderungen erfüllt: - Vergleichbarer Leistungsinhalt (einschlägige vergleichbare Beratungsleistungen), wobei die vergleichbare Beratungsleistung im Kommunalbereich erbracht worden sein muss - Referenz muss in den letzten fünf Jahren abgeschlossen (vertraglicher Abschluss) worden sein. Referenzzeitpunkt ist hierbei der Tag des Ablaufs der Angebotsfrist - Leistungserbringung durch die zuvor benannte Beratungsperson in verantwortlicher Position oder zumindest in stellvertretender Position Beim Nachweis einer entsprechenden Referenz erfolgt die Einordnung in den EG 1. Beim Nachweis von 5 oder mehr entsprechenden Referenzen erfolgt die Einordnung in den EG 3. Werden 2 bis 5 entsprechende Referenzprojekte nachgewiesen erfolgt eine lineare Interpolation.

Gem. der Leistungsbeschreibung ist die Dokumentation Bestandteil der hier ausgeschriebenen Leistung. Dem Auftraggeber kommt es bei der Bewertung der Ideenskizze diesbezüglich darauf an, dass die Bieter eine optimale Dokumentation aus ihrer Sicht darstellen. Die Bieter haben – soweit unterschiedliche Herangehensweisen möglich sind – diesbezüglich auf Vor- und Nachteile sowie Chancen und Risiken einzugehen und eine Empfehlung auszusprechen. Dem Auftraggeber kommt es insbesondere darauf an, dass die Bieter folgende Aspekte darstellen: - Umfang der Dokumentation - Methodik der Dokumentation - Einbindung der Beteiligten - Information der Beteiligten Es wird vom Auftraggeber gefordert, dass die Bieter darlegen, inwieweit sie während dieser Phase in Präsenz vor Ort sein werden und warum diese Präsenz erforderlich oder nicht erforderlich ist.

Dem Auftraggeber kommt es auf eine effiziente sowie terminlich abgesicherte Leistungserbringung im Besonderen an. Mit seinem Angebot hat der Bieter ein Terminkonzept vorzulegen. Dieses Terminkonzept soll die vorbenannten Leistungsphasen sowie die vom Bieter entwickelten Meilensteine berücksichtigen und hierbei eine möglichst zeiteffektive Ausgestaltung des Gesamtprojekts aufzeigen. Hierzu ist ein erster Gesamtprojektplan zu erstellen. Zudem sollen sich aus dem Terminkonzept insbesondere zeitkritische Risikoaspekte sowie entsprechende Lösungsansätze ergeben. Die Untersuchung, einschließlich der Vorlage des Projektberichts mit Handlungsempfehlungen sowie der zwei Präsentation in den Gremien, darf ab der Auftragserteilung Anfang Mai 2025 maximal sechs Monate dauern und muss somit bis Ende Oktober abgeschlossen sein. Die erzielten Ergebnisse sollen bereits in die Haushaltsplanung für 2026 einfließen.

Gem. der Leistungsbeschreibung ist die Projektinitiierung Bestandteil der hier ausgeschriebenen Leistung. Dem Auftraggeber kommt es bei der Bewertung der Ideenskizze diesbezüglich darauf an, dass die Bieter eine optimale Projektinitiierung aus ihrer Sicht darstellen. Die Bieter haben – soweit unterschiedliche Herangehensweise möglich sind – diesbezüglich auf Vor- und Nachteile sowie Chancen und Risiken eingehen und eine Empfehlung auszusprechen. Dem Auftraggeber kommt es insbesondere darauf an, dass die Bieter folgende Aspekte darstellen: - Wie stellt sich der Bieter die Projektinfrastruktur vor bzw. welche Projektinfrastruktur ist notwendig, um eine möglichst effektive Projektinitiierung zu gewährleisten? - Wie erfolgt die Projektvorbereitung sowie die Grobplanung im Detail? o Welcher personelle Ansatz ist notwendig? o Welche operativen Maßnahmen sind notwendig? o Welche kommunikativen Maßnahmen sind notwendig? - Welche Verfahren (bspw. eindimensionales oder mehrdimensionales) bestehen? - Welche Analysemethoden (Umfeldanalyse) sind vorgesehen? - Wie sehen die einzelnen Leistungsphasen und Meilensteine aus? Bestehen notwendige Beziehungen? - Darstellung Ressourcenplanung (Business Case) - Wird ein Lastenheft erstellt? Es wird vom Auftraggeber gefordert, dass die Bieter darlegen, inwieweit sie während dieser Phase in Präsenz vor Ort sein werden und warum diese Präsenz erforderlich oder nicht erforderlich ist.

Gem. der Leistungsbeschreibung ist die Dokumentenanalyse Bestandteil der hier ausgeschriebenen Leistung. Dem Auftraggeber kommt es bei der Bewertung der Ideenskizze diesbezüglich darauf an, dass die Bieter eine optimale Dokumentenanalyse aus ihrer Sicht darstellen. Die Bieter haben – soweit unterschiedliche Herangehensweisen möglich sind – diesbezüglich auf Vor- und Nachteile sowie Chancen und Risiken einzugehen und eine Empfehlung auszusprechen. Dem Auftraggeber kommt es insbesondere darauf an, dass die Bieter folgende Aspekte darstellen: - Dokumentenanalyse als Datenerhebungstechnik - Planung der Analyse - Umfang der notwendigen Analyse unter Bezugnahme auf konkrete Dokumente Die Auftraggeberin kann dem Auftragnehmer Informationen aus einer wissenschaftlich begleiteten Mitarbeitendenbefragung, dem ISIM-Bericht, KGSt-Gutachten sowie allen übrigen Dokumenten bereitstellen, die dem Auftraggeber zur Verfügung stehen. Dazu gehören eigens erstellte Personalbedarfsberichte oder Berichte des Rechnungs- und Gemeindeprüfungsamtes. Es wird vom Auftraggeber gefordert, dass die Bieter darlegen, inwieweit sie während dieser Phase in Präsenz vor Ort sein werden und warum diese Präsenz erforderlich oder nicht erforderlich ist.

Gem. der Leistungsbeschreibung sind Workshops mit verschiedenen Beteiligten vorgesehen. Dem Auftraggeber kommt es bei der Bewertung der Ideenskizze diesbezüglich darauf an, dass die Bieter die optimale Durchführung der Workshops aus ihrer Sicht darstellen. Die Bieter haben – soweit unterschiedliche Herangehensweise möglich sind – diesbezüglich auf Vor- und Nachteile sowie Chancen und Risiken eingehen und eine Empfehlung auszusprechen. Dem Auftraggeber kommt es insbesondere darauf an, dass die Bieter folgende Aspekte darstellen: - Vorbereitung der Workshops - Inhalt der Workshops - Kommunikative/Didaktische Herangehensweise - Einbindung der folgenden Beteiligten: o Mitarbeitende o Führungsebenen o Politische Einbeziehung - Sicherstellung des Wissenstransfers Es wird vom Auftraggeber gefordert, dass die Bieter darlegen, inwieweit sie während dieser Phase in Präsenz vor Ort sein werden und warum diese Präsenz erforderlich oder nicht erforderlich ist.

Dem Auftraggeber kommt es gem. der Leistungsbeschreibung besonders darauf an, dass eine Haushaltsstrukturanalyse effektiv und qualitativ umgesetzt wird. Hierbei hat der Bieter die Teilhaushalte (THH) zu analysieren und (Konsolidierungs)maßnahmen vorzuschlagen wie die Haushaltslage in den THH 007 und 008 langfristig verbessert werden kann. Dabei sind durch den AN die regionalen Gegebenheiten und strukturellen Rahmenbedingungen (sozioökonomisch Faktoren) und institutionellen Faktoren (Aufgabenkritik, Standards, etc.) einzubeziehen. Welche Analysemethoden, beispielsweise Potentialanalyse, werden angewandt und wie werden Handlungsfelder zur Konsolidierung ermittelt. Es wird vom Auftraggeber gefordert, dass die Bieter darlegen, inwieweit sie während dieser Phase in Präsenz vor Ort sein werden und warum diese Präsenz erforderlich oder nicht erforderlich ist.