Rahmenvereinbarung über die Lieferung und Inbetriebnahme einer Software für das Work- und Projektmanagement

Es können maximal 100 Punkte erreicht werden. Im Leistungsverzeichnis hat der Bieter die Angabe zu machen, ob die technischen und fachli-chen Anforderungen an die Leistung erfüllt werden. Bei der Angabe "ja / nein" erfolgt die Vergabe der jeweils vorgesehenen Punktzahl. Die Bewertung in einem Unterkriterium mit 0 Punkten führt nicht zum Ausschluss des Ange-bots von der Wertung. Die erzielten Punktzahlen der Unterkriterien werden je Bieter addiert und ergeben die Punkt-zahl je Bieter. Das Ergebnis wird mit 30 % gewichtet und kaufmännisch auf 2 Nachkommastellen gerundet. Folgende Position im Leistungsverzeichnis wird einzeln nach den in den folgenden Tabellen festgelegten "Leistungsdaten" bewertet. LV- Pos. Kriterium Max. Qualitäts-punkte (QP) Bieter erhält max. QP Bieter erhält 0 QP 3.1 Eine Anbindung an das städtische Active Direc-tory ist grundsätzlich möglich. 5 JA NEIN 4.1 Komplexe Prozesse können über Prozessvisu-alisierungen abgebildet und automatisiert werden. 10 JA NEIN 4.2 Die Software bietet eine Unterstützung durch KI, die es ermöglicht Inhalte in Form von Texten zusammenzufassen. 10 JA NEIN 5.1 Der Anbieter bietet den Nutzern als Hilfestel-lung eine Wissensdatenbank mit Artikeln zu den Funktionen der Software an. 20 JA NEIN 5.2 Der Anbieter bietet den Nutzern Anleitungen in Form von Videos zu den Funktionen der Soft-ware. Die Informationen nehmen verschiedene Nutzergruppen in den Fokus (z. B. User, Ad-min, Anwender von Automationen oder Work-flows). 20 JA NEIN 6.1 Es wird eine Übersicht zur Verfügung gestellt, aus der hervorgeht, wie viele Lizenzen einem Organisationsbereich zugewiesen sind, wie viele tatsächlich genutzt werden und wie viele noch offen sind. 10 JA NEIN 6.2 Das System stellt eine Auswertung zur Verfü-gung mit der die Administratoren einsehen können, wann ein User sich das letzte Mal im System angemeldet hat. 10 JA NEIN 6.3 Das System stellt eine Programmierschnittstel-le (API) über einen entsprechenden Schlüssel (API-Token) bereit 15 JA NEIN

Die Bewertung erfolgt anhand der "Wertungsmatrix - Work- und Projektmanagement". Die Wertung berücksichtigt, dass die qualitative Angebotswertung anhand der "Wertungs-matrix - Work- und Projektmanagement" mit Einzelpunkten für jedes Unterkriterium von 0 bis 5 Punkten erfolgt. Die Höhe der erreichten Wertungspunkte richtet sich danach, inwieweit das Leistungsangebot des Bieters dem Erwartungshorizont des Auftraggebers entspricht. Die Gewichtung der Unterkategorie erfolgt anhand des in der Wertungsmatrix definierten Faktors. Die Einzelpunkte werden je Unterkriterium wie folgt ermittelt: Das Leistungsangebot entspricht den Erwartungen in keiner Weise; diverse Aspekte fehlen; das Kriterium wird ungenügend erfüllt. 0 Punkte Das Leistungsangebot entspricht den Erwartungen nur geringfügig; diverse Aspekte fehlen; das Kriterium wird mangelhaft erfüllt. 1 Punkte Das Leistungsangebot entspricht den Erwartungen in Teilen, wobei einige Aspekte nicht enthalten sind bzw. fehlen; das Kriterium wird ausreichend erfüllt. 2 Punkt Das Leistungsangebot entspricht den Erwartungen überwiegend; das Kriterium wird befriedigend erfüllt. 3 Punkte Das Leistungsangebot entspricht den Erwartungen in sehr großen Teilen; das Kriterium wird somit gut erfüllt. 4 Punkte Das Leistungsangebot entspricht den Erwartungen vollumfänglich; das Kriterium ist sehr gut erfüllt. 5 Punkte Die erzielten Einzelpunkte werden mit dem jeweiligen Faktor multipliziert und ergeben die Wertungspunkte. Der Bieter, dessen Präsentation die Erwartungen vollumfänglich, sehr gut erfüllt, erhält die maximale Bewertung: 100 Punkte Die Präsentation soll zur persönlichen Vorstellung beim Auftraggeber dienen und insbesondere das Aufgabenverständnis deutlich machen. Das im Rahmen des Präsentationstermins vor-zustellende Konzept darf nicht vom vorab eingereichten Kurzkonzept abweichen. Die Bieter, die rechnerisch nach der Wertung des Preises und der Projektkonzeption noch den Zuschlag erhalten können, werden zu einem Präsentationstermin (Dauer ca. 60 Minuten) eingeladen. Die Einladung hierzu erfolgt mindestens 10 Kalendertage vor dem Termin. Im Rahmen der Präsentation sollen 2 Referenzprojekte, die mit der geforderten Leistung vergleichbar sein sollen, dargestellt werden. Folgende Aspekte werden bei der Präsentation bewertet: - Qualität Präsentation / Inhalte des Kurzkonzeptes - Personelle Vermittlung / Redeanteile / Beantwortung der Fragen Bewertung Präsentation Einzelpunkte: Faktor: Wertungspunkte: Qualität der Präsentation (ggf. im Videochat) 5 10 50 Qualität Präsentation / Inhalte des Kurzkonzeptes 5 10 50 Personelle Vermittlung / Redeanteile / Beantwortung der Fragen 100 Punkte Das Ergebnis wird mit 30% gewichtet und kaufmännisch auf 2 Nachkommastellen gerundet. Die Bewertung mit 0 Punkten führt nicht zum Ausschluss des Angebotes von der Wertung. Wird der Präsentationstermin nicht wahrgenommen, führt dies zum Ausschluss. Die für die Präsentation ggf. anfallenden Kosten werden von der Stadt nicht übernommen, sondern sind vom Bieter zu tragen. Die Bieter werden zu der Präsentation per Mail eingeladen. Bitte geben Sie daher unbedingt bei Angebotsabgabe eine gültige Mailadresse an. Die Teilnahme ist per Mail zu bestätigen.

Die Bewertung erfolgt anhand der "Wertungsmatrix - Work- und Projektmanagement". Die Wertung berücksichtigt, dass die qualitative Angebotswertung anhand der "Wertungs-matrix - Work- und Projektmanagement" mit Einzelpunkten für jedes Unterkriterium von 0 bis 5 Punkten erfolgt. Die Höhe der erreichten Wertungspunkte richtet sich danach, inwieweit das Leistungsangebot des Bieters dem Erwartungshorizont des Auftraggebers entspricht. Die Gewichtung der Unterkategorie erfolgt anhand des in der Wertungsmatrix definierten Faktors. Die Einzelpunkte werden je Unterkriterium wie folgt ermittelt: Das Leistungsangebot entspricht den Erwartungen in keiner Weise; diverse Aspekte fehlen; das Kriterium wird ungenügend erfüllt. 0 Punkte Das Leistungsangebot entspricht den Erwartungen nur geringfügig; diverse Aspekte fehlen; das Kriterium wird mangelhaft erfüllt. 1 Punkte Das Leistungsangebot entspricht den Erwartungen in Teilen, wobei einige Aspekte nicht enthalten sind bzw. fehlen; das Kriterium wird ausreichend erfüllt. 2 Punkt Das Leistungsangebot entspricht den Erwartungen überwiegend; das Kriteri-um wird befriedigend erfüllt. 3 Punkte Das Leistungsangebot entspricht den Erwartungen in sehr großen Teilen; das Kriterium wird somit gut erfüllt. 4 Punkte Das Leistungsangebot entspricht den Erwartungen vollumfänglich; das Kriterium ist sehr gut erfüllt. 5 Punkte Die erzielten Einzelpunkte werden mit dem jeweiligen Faktor multipliziert und ergeben die Wertungspunkte. Zu 3) Qualität des auftragsbezogenen Kurzkonzepts Dem Angebot ist eine umfassende Projektkonzeption (max. 10 DIN A4-Seiten zzgl. Anlagen) beizufügen. In der Projektkonzeption sind die inhaltlichen Lösungsansätze zur Aufgabenerledigung darzustellen. Der Bieter, dessen Konzept die Erwartungen vollumfänglich und sehr gut erfüllt, erhält die maximale Bewertung: 100 Punkte. Das Ergebnis wird mit 20% gewichtet und kaufmännisch auf 2 Nachkommastellen gerundet. Wird eines der aufgeführten Unterkriterien mit 0 Punkten bewertet, führt dies nicht zum Aus-schluss des Angebotes von der Wertung. Wird mit dem Angebot kein Konzept vorgelegt, führt dies zum Ausschluss von der Wertung