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Digitalisierung von Bestandsakten
Kreis Rendsburg-Eckernförde · Rendsburg · Schleswig-Holstein · Kommunaler Auftraggeber
Angebote bis 03.07.2026, 11:00 Uhr (noch 21 Tage)
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Beschreibung
Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung ist die Verscannung der laufenden Fallakten in verschiedenen Fachdiensten der Kreisverwaltung Rendsburg-Eckernförde. Die zu vergebende Dienstleistung umfasst die Abholung, Aufbereitung und Digitalisierung sowie die anschließende Aufbewahrung, Rücklieferung oder Vernichtung (nach Wunsch der entsprechenden Fachdienste/Fachgruppen). Die Menge der zu verarbeitenden Akten beläuft sich auf ca. 40.000 Akten verschiedener Fachdienste.
KI-Eignungsanalyse
KI-generiertBranche: Beratung & Dienstleistungen
Das Wichtigste auf einen Blick
- Digitalisierung von ca. 40.000 Fallakten verschiedener Fachdienste mit Abholung, Aufbereitung, Scanning und Aufbewahrung/Rücklieferung oder Vernichtung.
- Geschätzter Auftragswert 1.200.000 EUR, offenes Verfahren mit standardisierter Bekanntmachung.
- Bieter sollten Referenzen in Massendigitalisierung und Aktenmanagement sowie Compliance mit Datenschutz (DSGVO) und Archivierungsstandards nachweisen.
- Logistische Kapazität für Transport, Lagerung und sichere Handhabung sensibler Verwaltungsakten erforderlich.
- Angebote sollten detaillierte Prozessbeschreibungen, Zeitplanung und Qualitätssicherungsmaßnahmen enthalten.
Gegenstand ist die Digitalisierung von ca. 40.000 Bestandsakten der Kreisverwaltung Rendsburg-Eckernförde, einschließlich Abholung, Aufbereitung, Scanning, Aufbewahrung und Rücklieferung/Vernichtung.
Hinweis nach EU AI Act Art. 50: Diese Kurzanalyse wurde automatisiert von einem KI-Modell (Google Gemini) erstellt und ist ausschließlich ein Hilfsmittel zur schnellen Orientierung. Sie ersetzt keine Prüfung der Original-Vergabeunterlagen und ist keine Eignungs- oder Rechtsberatung. Die verbindlichen Angaben entnehmen Sie bitte der Original-Bekanntmachung (oeffentlichevergabe.de). Details zu unserer KI-Nutzung: KI-Transparenz.
Zuschlagskriterien
Wonach der Auftraggeber das wirtschaftlichste Angebot ermittelt.
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Preiskriterium 100 Pkt.Preis
Preis
Quelle: Bekanntmachung (eForms) — Gewichtung wie vom Auftraggeber veröffentlicht.
Anforderungen an Bieter (Eignung)
Was Sie zur Teilnahme nachweisen müssen — wie vom Auftraggeber gefordert.
Technische & berufliche Leistungsfähigkeit
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Qualitätsmanagement
Bei der Vergabe nicht berücksichtigt werden Bieter, die die zeitlichen Vorgaben der Leistungserbringung (aufgeführt unter 2.2 und 2.3) nicht einhalten können (siehe Erklärung zur Eignung, die abgegeben werden muss)
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Qualitätsmanagement
Die Bieter haben neben ihrem jeweiligen Angebot auch ein Sicherheitskonzept für die Ausführung der ausgeschriebenen Leistungen einzureichen. Darin sind alle technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. § 64 BDSG zu beschreiben, welche die Einhaltung des Datenschutzes während der gesamten Auftragsabwicklung gewährleisten.
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Qualitätsmanagement
In jeder Transportkolonne des Auftragnehmers ist eine Person vorhanden, die über ausreichende Erfahrung bei der Durchführung datenschutzkonformer Transporte verfügt und die deutsche Sprache fließend spricht (mindestens Sprachniveau C1). Eine entsprechende Erklärung ist als Nachweis einzureichen (siehe Erklärung zur Eignung). Die Akten dürfen die Bundesrepublik Deutschland nicht verlassen. Sämtliche Systeme zur Speicherung der Daten müssen sich in Deutschland befinden. Eine entsprechende Erklärung ist als Nachweis einzureichen (siehe Erklärung zur Eignung).
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Kontrolle durch Qualitätsprüfstellen
Die Bieter müssen die nachfolgend aufgeführten Zertifikate nachweisen können: ISO/IEC 27001 (IT-Sicherheitsmanagement) DIN ISO 9001 (Qualitätsmanagement)
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Referenzen (vergleichbare Dienstleistungen)
Die Bieter müssen Erfahrungen im Umgang und mit der Digitalisierung kommunaler Aktenbestände besitzen und mindestens drei entsprechende Referenzprojekte mit einem Mindestauftragswert von jeweils 100.000€ vorweisen können (siehe Erklärung zur Eignung). Als Nachweis ist eine Aufstellung von gleichgearteten Projekten mit Angaben über Referenzkunden, Aktenvolumen und Zeitraum der Verarbeitung einzureichen (siehe Erklärung zur Eignung).
Quelle: Bekanntmachung (eForms). Maßgeblich sind die vollständigen Vergabeunterlagen.
Vergabe- & Vertragsbedingungen
Wichtige Bedingungen für Angebot und Ausführung — wie vom Auftraggeber bekannt gemacht.
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Nachforderung fehlender Unterlagen möglich
Der Auftraggeber darf fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachfordern (§ 56 VgV).
- Elektronische Rechnung (eRechnung) verpflichtend
Hinweise zur Nachprüfung & Rügepflicht
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Quelle: Bekanntmachung (eForms). Maßgeblich sind die vollständigen Vergabeunterlagen.
Verfahrensverlauf
📅 .icsVollständige Historie dieses Vergabeverfahrens — alle Phasen und Veröffentlichungen.
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Ausschreibung Sie sind hier noch 21 Tage
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Geschätzter Wert 1.200.000 €1 Veröffentlichung
- Frist 03.07.2026 Original-Veröffentlichung aktuell
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Vergabeergebnis
Angebotsfrist läuft noch
0 Veröffentlichungen
Preiseinschätzung
Basierend auf 64 vergleichbaren Vergabeergebnissen:
Statistische Auswertung öffentlicher Zuschlagswerte. Keine Preisempfehlung.
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