Digitalisierung von Bauakten

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses, § 58 Abs. 2 Satz 1 VgV. Dabei werden neben dem Preis auch Zuschlagskriterien bzw. sog. Leistungen verwendet, die mit Gewichtungen versehen sind. Es können maximal 600 Punkte erreicht werden.

Die Akten sollen in der Regel gescannt werden, wenn der Vorgang abgeschlossen ist ("spätes Scannen").

keine unzulässigen Kompressionsverfahren auf Basis von "Pattern Matching & Substitution" oder "Soft Pattern Matching", wie sie beispielsweise beim JBIG2 Format gem. ISO/IEC 14492 genutzt werden. Kein Symbol Coding

Die Akten sind nach je nach Straßenname, Hausnummer, Aktenzeichen, Aktenplan, Listen-Nr., Band geordnet. Dies hat zur Folge, dass Akten älteren sowie jüngeren Entstehungsdatums unmittelbar nebeneinander oder in einer Akte zusammengefasst sind. Das heißt, eine Transportportion wird aus Akten unterschiedlicher Zeitepochen und unterschiedlichen Zusammenstellungen bestehen. Aufbereitungsarbeiten: Gurt lösen, Büro-/ Heftklammern und Ähnliches sind zu entfernen. Dabei dürfen die Ecken nicht abgeschnitten werden. Aufgeklebte Haftnotizzettel oder Ähnliches sind auf ein leeres Blatt zu kleben und separat zu scannen, Ränder von aufgeklebten Fotos oder ähnlichem müssen befestigt werden, gefaltete Papiere sind zu glätten, ebenso Pläne die durch einen Wasserschaden wellig sind, Pläne sind aufzuklappen, ggf. sind Dokumente zu reparieren, soweit dies für den Scanprozeß unbedingt erforderlich ist (z.B. nur in Ausnahmefällen Kleben von Rissen mit Filmoplast, besser Flachbettscanner mit Glasplatte verwenden). Dokumente, die mit besonderen Sicherheitsmerkmalen (z.B. Siegel) zusammengefügt sind, dürfen nicht getrennt werden und sind mit Hilfe eines Flachbett- oder Fotoscanners zu digitalisieren. Sämtliche farbigen Einlagen/Trennungen werden auch ohne Beschriftung mitgescannt. CDs und oder Disketten sind unbearbeitet separat unter Angabe des Titels der Akte zurück zu geben.

Klärungsmitteilung innerhalb von 5 Werktagen mit der Bauaufsicht

Die Akten sind am vereinbarten Ort- und Zeitpunkt abzuholen und je Charge innerhalb von 12 Kalenderwochen aufzubereiten und zu scannen und digital zur Verfügung zu stellen. Der Leistungszeitraum beträgt 1 Jahr, Gescannt wird pro Vierteljahr und vorher festgelegten Mengen. 1. Abholung: 04.11.2024, geplante Menge: 4.250 Akten 2. Abholung: 03.02.2025, geplante Menge: 4.250 Akten 3. Abholung: 05.05.2025, geplante Menge: 4.250 Akten 4. Abholung: 04.08.2025, geplante Menge: 4.250 Akten Abholung erfolgt in regelmäßigen Chargen immer in Absprache mit dem Auftraggeber zum vereinbarten Werktag des Quartals zu den Öffnungszeiten der Stadtverwaltung in den Räumen der Stadt Wesseling, Neues Rathaus, Alfons-Müller-Platz, 6., 3. Obergeschoss und 2. Untergeschoss und Altes Rathaus, Bahnhofstraße 20, Kellergeschoss. In Abhängigkeit des Vergabezeitpunktes erfolgt die erste Abholung nach Auftragserteilung gesondert in Absprache mit dem Auftraggeber.

Die Leistungen werden auf Abruf des Auftraggebers erbracht. Der Auftragnehmer ist zur Ausführung innerhalb der Leistungszeiten verpflichtet. In einem Jahr ist der gesamte Bestand der rund 17.000 Akten geplant. Eine Mindestabrufmenge wird nicht vereinbart, d.h. der Auftragnehmer hat keinen Anspruch, darauf, dass eine bestimmte Anzahl von Abrufen erfolgt. Der Auftraggeber ist aber bestrebt, das geplante Kontingent in einem Jahr zu digitalisieren.

Die digitalisierten Unterlagen werden in Absprache mit dem Auftraggeber vom Auftragnehmer an den Auftraggeber übergeben (Fertigstellung). Dies erfolgt am Ende der Digitalisierung der jeweiligen Charge. Nach Übergabe werden die einzelnen Chargen gegenüber dem Auftraggeber abgerechnet.

Verschlüsselung erfolgt nach aktuellem Stand der Technik gem. BSI TR-02102

keine Datenspeicherung durch externe Dienstleister

Die Akten weisen einen heterogenen Aufbau auf. Hierbei liegen unterschiedlichste Papierqualitäten vor. Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Verarbeitungsgsarbeiten beinhalten alle in den Akten befindlichen DIN-Formate und größer, farbige Blätter, Blätter aus grauem Umweltpapier/Thermopapier, Blätter aus durchscheinendem dünnen Papier/Transparent, geheftete, mit Büroklammern verbundene oder an bestimmten Stellen verklebte Dokumente, Post-It`s oder auf Dokumente geheftete Haft- bzw. Notizzettel, Fotos, Dokumente in Papierhülle oder Plastikhülle, Dokumente, gebunden mit Heftstreifen oder auch Broschüren.

Angesichts der unterschiedlichen Papierformate innerhalb der Akte müssen unterschiedliche Scanner Verwendung finden (z.B. DIN A4-Einzugscanner, Großformatscanner, Flachbettscanner). Bei der Auswahl der Scanner ist darauf zu achten, dass das Material schonend digitalisiert wird. Einzugscanner sind für stabiles Papier erlaubt. Fragiles Papier hingegen muss über einen Flachbettscanner digitalisiert werden. Gesiegelte Dokumente sind ebenso über Flachbett- oder Fotoscanner zu digitalisieren. Anhand der Vorarbeiten sind die Geräte zu bestimmen, durch die die Digitalisierung erfolgen soll.

Format PDF/A2u

Eine Vorgabe der CSV-Datei wird vom Auftraggeber geliefert.

Mixed Raster-Content-Technologie

mind. 90 % Worterkennungsrate

24 Bit

Die höchstmögliche Qualität bei kleinstmöglicher Dateigröße. Oberste Priorität genießt hinsichtlich Qualität der Scans die vollumfängliche Lese- und Reproduzierbarkeit der Unterlagen. Die Qualität wird im Zuge der Testakte überprüft und mit Leitungspunkten versehen.

300 dpi

Eindeutig leere Seiten werden im Nachhinein nach persönlicher Kontrolle (keine KI) gelöscht und nicht zur digitalen Akte formiert.

Werden beim Digitalisieren Seiten doppelt oder schief/ schräg eingezogen, ist der Digitalisierungsvorgang durch den Auftragnehmer zu wiederholen

Lieferung der Bild-Dateien in der ursprünglichen Aktenordnung inclusive der Zeichnungen als Multipage-Datei pro abgelegtem Dokument Hierbei ist zu gewährleisten, dass die Reihenfolge der Dokumente jener der Papierakte entspricht. Die Ausrichtung der Digitalisate entspricht der Leserichtung.

Automatische Belichtungsanpassung, bei unterschiedlichen Dokumentenvorlagen

Am Anfang jeder zu digitalisierenden Akte sind eine IT8-Farbkarte und die zeichnerischen Maßstäbe 1:100; 1:500; 1:1000 aufzunehmen.

Erstellung eines Vorblatts mit Barcode. Manuelle Erfassung der Titel (nach der vom Auftraggeber gefertigten Übergabeliste) vom Mappendeckel.

Der Aktendeckel des Hänge-/Stehordners, je nach Beschriftung -Vorder- und Rückseite bzw. Aktenrücken und eventuell auch die Innenseiten, ist mitzuscannen.

Akten werden als eine Datei (Aktendeckel + Akte) gescannt. Hinweis: Die Titel können auch auf mehrere Bände verteilt sein, sofern nicht vom Auftraggeber der Band nummeriert wird, ist der Band vom Auftragnehmer (bei gleichem Titel) fortlaufend zu nummerieren.

Akten werden als mehrere Dateien (Aktendeckel/-rücken + Register/Trennblatt nach Übergabeliste) gescannt. Hinweis: Die Register/Trennblätter können auch auf mehrere Bände verteilt sein, sofern nicht vom Auftraggeber der Band nummeriert wird, ist der Band vom Auftragnehmer (bei gleichem Titel) fortlaufend zu nummerieren.

601_Straßenname Haus-Nr. Beispiel Dateiname Brigidastraße 101 Dateiname lautet: 601_Brigidastraße 101 Sofern mehrere Bände und fortlaufende Nummerierung durch Auftragnehmer: 601_Brigidastraße 101_Band 1

601_Straßenname Haus-Nr._AZ Beispiel Dateiname Brühler Straße 2, AZ 3-271-00 Dateiname lautet: 601_Brühler Straße 2_3-271-00 Sofern mehrere Bände und fortlaufende Nummerierung durch Auftragnehmer: 601_Brühler Straße 2_3-271-00_Band 1

602_Listen-Nr. (nach Übergabeliste) Beispiel Dateiname Listen-Nr. 36 Dateiname lautet: 602_Listen-Nr. 36 Sofern mehrere Bände und fortlaufende Nummerierung durch Auftragnehmer: 602_Listen-Nr. 36_Band 1

603_Baulastenblatt-Nr. (nach Übergabeliste) Beispiel Dateiname Baulastenblatt Nr. 1 Dateiname lautet: 603_Baulast Nr. 1

603_Titel (nach Übergabeliste) Beispiel Dateiname Aachener Straße Dateiname lautet: 603_Aachener Straße

603_Straßenname Haus-Nr._Teilung Beispiel Dateiname Schubertweg 12 Dateiname lautet: 603_Schubertweg 12_Teilung Sofern mehrere Bände und Nummerierung vom Auftragnehmer: 603_Schubertweg 12_Teilung_Band 1

Vollständigkeitsprüfung, Transfervermerk; insbesondere die Überprüfung, ob das Ergebnis bildlich und inhaltlich mit der Papierakte übereinstimmt. Es wird erwartet, dass die Digitalisate den formulierten Anforderungen vollumfänglich entsprechen.

Der Auftraggeber führt nach der Übermittlung der Digitalisate eine eigene Qualitätskontrolle durch. Fällt bei dieser Kontrolle auf, dass Digitalisate fehlerhaft sind oder fehlen, ist/ sind der/die betroffene/n Band/ Bände erneut vollständig und kostenfrei zu digitalisieren. Der Auftraggeber nimmt die erneuten Digitalisate innerhalb einer Frist von 30 Werktagen ab.

Auftraggeber ist berechtigt unangemeldet die Scanarbeiten am Ort der Leistung zu überprüfen

Auftragnehmer führt ein Ticketsystem für Problemfälle/ Rückfragen. Reaktionszeit 90 Minuten.

Support über Geschäftskommunikations-system

Integrierung als XMP

Im zugehörigen Transfervermerk sind folgende Aspekte zu dokumentieren: - Ersteller des Scanproduktes (Name und Vorname der scannenden Person), - technisches und organisatorisches Umfeld des Erfassungsvorganges (Scannerbezeichnung, Standort, Versionsnummer), - Zeitpunkt der Erfassung (Datum der Erzeugung des Digitalisates), - Dokumentennamen und Anzahl der Seiten, - etwaige Auffälligkeiten während des Scanprozesses, - Ergebnis der Qualitätssicherung, - Tatsache, dass es sich um ein Scanprodukt handelt, das bildlich und inhaltlich mit dem Original/ Papierdokument übereinstimmt.

Inhalt der Metadaten: Dateiname (incl. Versionierung der Scans) Datum und Uhrzeit Hashsumme oder Checksumme (Informationen über die vollständige Übertragung) Dateigröße in Kilobytes

Dies beinhaltet Transfervermerk und Metadaten

Der gesamte Scanprozess wird über eine Tabelle oder eine Datenbank protokolliert, so dass der jeweils aktuelle Projektstand unmittelbar nachvollzogen werden kann. Aus ihr müssen die Daten über die einzelnen Prozessschritte sowie über die Akte selbst hervorgehen. Darüber hinaus übermittelt der Dienstleister auf Anfrage dem Auftraggeber einen Statusbericht über den aktuellen Planungstand

Der Auftragnehmer muss sich vor der Angebotsabgabe einen Überblick über die Zugänge zu den Räumen, den Zustand und der Zusammensetzung der Akten (insbesondere der Formate) verschaffen. Weiterhin sollen die Zufahrt, Park- und Verladeflächen sowie die Zugänge zu und innerhalb des betroffenen Gebäudes in Augenschein genommen werden. Der Besichtigungstermin hat in Absprache mit der Bauaufsicht zu den Öffnungszeiten zu erfolgen.

Für den Transport werden vom Auftragnehmer abschließbare / versiegelbare Transportbehältnisse (Versandkisten o.ä. zur datenschutzrechtlichen Aufbewahrung) zur Verfügung gestellt.

Die Akten befinden sich in den Räumen der Stadt Wesseling im Neuen Rathaus im 6. Obergeschoss, 3. Obergeschoss und im Archiv 2. Untergeschoss und im Alten Rathaus im Kellergeschoss. Die Akten werden in die zuvor bereitgestellten Transportbehältnisse durch das Amt 60 gepackt. Der Auftragnehmer übernimmt die zu digitalisierenden Akten mit einer Übergabeliste und prüft diese auf Vollständigkeit. Dabei ist zu beachten, dass das Material nicht beschädigt wird und dass die Akten fest und sicher in den Kisten verwahrt sind und nicht herumrutschen. Alle verpackten Akten können mittels Hubwagen barrierefrei über die Aufzüge ins Erdgeschoss befördert werden.

Aus Datenschutzgründen ist kein Versand der Akten möglich. Subunternehmer für den Transport der Akten sind nicht statthaft.

Beidseitige Kontrolle. Je Transportbehälter wird eine Übergabedokumentation vom Auftraggeber gefertigt. Die Dokumentation wird am Tag der Aktenausgabe an den Auftragnehmer übergeben. Fototechnische Dokumentation möglich.

In Absprache mit dem Auftraggeber zum vereinbarten Werktag des jeweiligen Quartals zu den Öffnungszeiten der Stadtverwaltung Wesseling in den Räumen der Stadt Wesseling im Neuen Rathaus, Alfons-Müller-Platz, 50389 Wesseling, 6. Obergeschoss, 3. Obergeschoss und 2. Untergeschoss und im Alten Rathaus, Bahnhofstraße 20 im Kellergeschoss. Die erste Abholung (geplant 04.11.2024) nach Auftragserteilung erfolgt gesondert in Absprache mit dem Auftraggeber.

Sollten Akten oder Dokumente, während sich diese zur Digitalisierung beim Auftragnehmer befinden, benötigt werden, sind diese auf Anforderung (Scan on demand) innerhalb von 24 Stunden ohne Mehrkosten als kennwortgeschützte Datei zur Verfügung zu stellen.

Die gescannten Papierakten sind in ihrer ursprünglichen Reihenfolge (als lose ungeheftete Blattsammlung) mit der Abholung der nächsten Charge zum nächsten Quartal an den Auftraggeber zurückzuführen. Es muss gewährleistet werden, dass benötigte Papierakten im Zuge der Qualitätskontrolle und bei weiteren Bedarfen innerhalb von 5 Werktagen dem Auftraggeber zur Verfügung stehen.

Zusätzliche Datensicherung, die nach zwei Jahren, längstens jedoch bis zum Ende der Gewährleistungsfrist aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet wird.

Der Dienstleister und Auftraggeber benennen jeweils eine für das Projekt verantwortliche Person, welche als Kontaktperson zur Verfügung steht. Im Rahmen von Vorbesprechungen werden Detailfragen sowie ggf. die Frequenz der Abrufe/ Abholung abgesprochen. Es ist eine deutschsprachige Ansprechperson erforderlich. Die Auftragnehmer eigene Ansprechperson beherrscht die deutsche Sprache auf Sprachniveau C1 (gemäß GER).