Klinikliquidation - Abrechnung von privat- und wahlärztlichen Leistungen im Universitätsklinikum Heidelberg

Bescheinigung über die Zugehörigkeit zur Berufsgenossenschaft und zu Fachverbänden (Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 2.5).

Nachweis des Eintrags des bietenden Unternehmens im Berufs- oder Handelsregister und Einreichung mit dem Angebot (Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 1.1).

Branchenübliche Haftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden sowie eine Betriebs- und Vermögensschadenshaftpflichtversicherung zur Abdeckung sämtlicher Schäden, die unter diesem Auftrag entstehen können. Die Höhe der Mindestdeckungssumme entspricht mindestens folgenden Vorgaben: pauschal 5.000.000 Euro für Personen- und 5.000.000 Euro für sonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden). Die Versicherungspolice ist zusammen mit dem Angebot einzureichen. Alternativ ist eine Erklärung eines in der EU zugelassenen Versicherungsunternehmens einzureichen, im Auftragsfall eine Versicherungspolice mit dem Bieter (als Auftragnehmer) in der o.g. Höhe abzuschließen (Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 5.3).

Bankauskunft oder Bankerklärung über die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit zur Durchführung des Auftrags (Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 3.1).

Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der zu erbringenden Leistungen, jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre, die Anzahl der durchschnittlich abgerechneten Fälle (amb./stat.) sowie die Zahl der Beschäftigten im Unternehmen (Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 3.2 bis 3.4). Der Erklärung sind Bilanzen oder Bilanzauszüge des Unternehmens beizufügen, sofern deren Veröffentlichung vorgeschrieben ist.

Nachweis, dass der Bieter in der Lage ist, bei elektronischer Übermittlung der zur Abrechnung gelangenden Daten einen Remote-Zugriff (wird vom Klinikum eingerichtet) zu nutzen (Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 5.2).

1. Auszug aus dem Bundeszentralregister der für die Führung der Geschäfte des Bieters verantwortlichen Person(en). Anstelle des Auszugs aus dem Bundeszentralregister können diese Personen auch eine eidesstattliche Versicherung darüber abgeben, dass sie nicht wegen eines in § 123 GWB aufgeführten Deliktes rechtskräftig verurteilt sind (Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 2.4).

Beschreibung der technischen Ausrüstung sowie der Maßnahmen des bietenden Unternehmens zur Qualitätssicherung (Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 5.1).

Erklärung über die Gewährleistung einer 24-stündigen Erreichbarkeit gemäß den Bedingungen der Leistungsbeschreibung (Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 6). Erklärung einer werktäglichen telefonischen Erreichbarkeit für den Auftraggeber zwischen 09:00-17:00 Uhr durch einen hinreichend qualifizierten Mitarbeitenden des Auftragnehmers.

Je Los bestehen mindestens drei Jahre Erfahrungen mit der Bearbeitung und Abwicklung von Abrechnungen im Bereich von Universitätsklinika oder Großkliniken (= mind. 900 Betten) sowie die Fähigkeit, die Abrechnung für alle am Universitätsklinikum Heidelberg in Frage kommenden spezialisierten Fachdisziplinen des jeweiligen Loses leisten zu können. Der Bieter weist mindestens zwei deutsche Universitätsklinika oder Großkliniken (= mind. 900 Betten) aus, in denen die ausgeschriebene Leistung in den letzten drei Jahren erbracht wurde, als Referenz vor und reicht für jede Referenz eine Bestätigung des jeweiligen Referenzgebers ein (Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 4.2; Anlage 3.1 zum Anschreiben).

Angebot und Gewährleistung einer professionellen Organisations- und Prozessberatung mit Schulung der Mitarbeiter des Universitätsklinikums, die an der Privatliquidation beteiligt sind (vgl. Anlage 2 zum Anschreiben, Ziffer 14 bis 15; Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 6). Vor Beginn der Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachabteilungen/Kliniken überprüft der Auftragnehmer die Abläufe und Organisation der Dokumentation und der Datenbereitstellung vor Ort und unterbreitet dem Universitätsklinikum Heidelberg ggfls. Verbesserungsvorschläge. a. Der Auftragnehmer schult in regelmäßigen Abständen das mit der Dokumentation befasste Personal des Universitätsklinikums Heidelberg mit dem Ziel einer vollständigen und abrechnungsfähigen Leistungserfassung. Diese Schulungen erfolgen vor Ort in den jeweiligen Fachabteilungen auf Kosten des Auftragnehmers. Die Durchführung der Schulung/der Schulungen sind von einem dafür spezialisierten und besonders qualifizierten Mitarbeiter (Fachgebietsleiter, Hauptverantwortlicher für einen inhaltlich zusammenhängenden Fachbereich) des Auftragnehmers oder eines besonders qualifizierten externen Referenten durchzuführen. b. Zur Sicherstellung einer vollständigen Dokumentation der Patientenakte und ggf. Leistungsformulare bietet der Auftragnehmer fortlaufende Schulungen der betroffenen Mitarbeiter des Auftraggebers (Ärzte, Sekretariate und Verwaltungsangestellte) an. c. Diese finden bereits im Vorfeld der Abrechnungsübernahme statt und bei Bedarf auch während der Vertragslaufzeit. Der Auftragnehmer stellt die notwendigen Formulare und Unterlagen zur Verfügung. Auch diese Schulungen sind von einem dafür spezialisierten und besonders qualifizierten Mitarbeiter (Fachgebietsleiter, Hauptverantwortlicher für einen inhaltlich zusammenhängenden Fachbereich) des Auftragnehmers oder eines besonders qualifizierten externen Referenten durchzuführen (Angaben hierzu bitte in Form von Anlage 3.3 zum Anschreiben). d. Zur Schulung gehört auch die fortlaufende Begleitung der betreffenden klinikinternen Abläufe und deren kontinuierliche Verbesserung. Der Nachweis bzw. die Bestätigung über die Gewährleistung einer professionellen Organisations- und Prozessberatung inkl. Schulungsmöglichkeit mit den o.g. Mindestanforderungen ist im Rahmen der Bietererklärung vom Bieter abzugeben (vgl. Anlage 2 zum Anschreiben, Ziffer 14 bis 15).

Ausschließlich Einsatz von befähigtem und qualifiziertem Personal für die Leistungserbringung (vgl. Anlage 1 zum Anschreiben, Ziffer 14; Anlagen 3.2 und 3.3 zum Anschreiben).

Ausschließlich Einsatz von Mitarbeitern für die Auftragsausführung am Universitätsklinikum Heidelberg, die die deutsche Sprache in Wort und Schrift beherrschen.

Einreichung eines Mitarbeiterkonzepts mit nachfolgenden Inhalten und Erklärungen (in freier Form): a. Angabe der Qualifikation/Ausbildung, Zusatzqualifikationen, Berufserfahrung und Erfahrungen im Fachgebiet der hauptverantwortlichen Mitarbeiter für die inhaltlich zusammengehörenden Fachbereiche. Hinsichtlich der Mindestanforderungen an die Qualifikation der Mitarbeiter vgl. Anschreiben an Bieter, Ziffer 10c) sowie Anlage 2 zum Anschreiben, Ziffer 14. b. Angabe der regelmäßig stattfindenden Weiterbildungen der hauptverantwortlichen Mitarbeiter. Hinsichtlich der Mindestanforderungen zu Weiterbildungen der Mitarbeiter vgl. Anschreiben an Bieter, Ziffer 10c) sowie Anlage 2 zum Anschreiben, Ziffer 14. c. Angabe der Weiterbildungen im Bereich neue Rechtsprechung und Gesetze der hauptverantwortlichen Mitarbeiter je Fachdisziplin. d. Erklärung, dass für rechtliche Fragestellungen im Zusammenhang mit der Abrechnung privat- und wahlärztlicher Leistungen mindestens 1 im Fachbereich Medizinrecht / Abrechnungsfragen ausgebildeter Jurist oder Juristin zur Verfügung steht (Anlage 3.2 zum Anschreiben). e. Erklärung, dass die Mitarbeiter, die für die Privatliquidation im Auftrag des Universitätsklinikums tätig sind, der deutschen Sprache in Wort und Schrift mächtig sind.

Abwicklung der Rechnungsstellung, der Honorarvereinbarungen und wahlärztlichen Vereinbarungen sowie des kompletten Schriftwechsels bei internationalen Patienten mindestens in englischer Sprache. Bei Patienten aus dem Internationalen Sprachraum ist eine Übersetzung der jeweiligen Vereinbarungen, Rechnungen und des gesamten Schriftwechsels zwingend erforderlich (vgl. Anlage 2 zum Anschreiben, Ziffer 8).

Beachtung der gesetzlichen Vorschriften über den Datenschutz (im Besonderen: Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg, Bundesdatenschutzgesetz, Landeskrankenhausgesetz und § 203 Strafgesetzbuch) sowie aller entsprechend ergänzenden Vorschriften und Anlagen dieser Ausschreibung, sowie Verpflichtung der Mitarbeiter des Bieters in Hinblick auf den Datenschutz, über alle Informationen und Daten, die von Kliniken, Ärzten und Patienten stammen, Stillschweigen zu bewahren (Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 6). Besondere Anforderungen hierzu: - Der Bieter muss die beigefügten AVV, TOMs, die Eigenerklärung zu Datenschutz und IT-Sicherheit sowie das Verzeichnis über Subunternehmer beifügen (Anlagen 5.1 bis 5.4 zum Anschreiben). - Die Mitarbeiter der Firma müssen vom Bieter auf das Datengeheimnis gemäß den gesetzlichen Vorschriften verpflichtet sein, auf ihre Schweigepflicht hingewiesen und vertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet werden.

Der Bieter verfügt über die Fähigkeit zur Abrechnung aller am Universitätsklinikum Heidelberg vertretenen Fachrichtungen und Behandlungsformen (voll- und teilstationär und ambulant) sowie über Kenntnisse zur Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen (Bsp. GOÄ, GOZ, HNTVO, KHG, etc.) und anerkannten Abrechnungsmöglichkeiten. Der Bieter gibt dazu je Los, auf welches sich der Bieter bewirbt, die Erklärung ab, dass er in der Lage ist, für alle genannten Fachdisziplinen die Abrechnung zu leisten und über Kenntnisse über die geltenden gesetzlichen Bestimmungen und Abrechnungsmöglichkeiten zu verfügen (Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 4.1).

Die Fähigkeit, Leistungsdaten, die in Form von elektronischen Formularen oder Listen dem Bieter vorliegen, entsprechend zu archivieren bzw. zu vernichten. Die Bieter müssen den Nachweis erbringen können, dass die rechnungsbegründenden und buchhaltungsrelevanten Unterlagen nach den Vorgaben des Handels- und Steuerrechts archiviert und nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vorgehalten werden. Bestätigung darüber, dass über eine entsprechende Software verfügt wird, die den Anforderungen nach der Abgabenordnung und dem Steuerrecht, auf denen auch die GoBD´s (=Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) beruhen, genügt (Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 5.2).

Einreichung eines schlüssigen und nachvollziehbaren Notfall- und Havariekonzepts. Für den Fall von Störungen im eigenen Betriebsablauf hat der Auftragnehmer mit einem Havariekonzept die Abrechnung der Privatliquidation durchgehend sicherzustellen und zu gewährleisten. Zu den Störungsausfällen gehören insbesondere - Krankheitsbedingter Ausfall von Personal - Störungen im Bereich der EDV, Datenübertragung, Netzwerkverbindungen etc. Ein schlüssiges und nachvollziehbares Havariekonzept ist zusammen mit dem Formblatt für das Angebot bei Abgabe der Bewerbungsunterlagen entsprechend vorzulegen und nachzuweisen (Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 6). Das schlüssige Havariekonzept muss mindestens; - Regelungen zum krankheitsbedingten Ausfall von Personal enthalten, - Ersatzmaßnahmen beschreiben, wie im Fall der Störungen im Bereich der EDV, Datenübertragung, Netzwerkverbindungen die reibungslose Abrechnung aufrechterhalten wird, - Regelungen und Erklärungen zur Garantie zu den 4 im Folgenden genannten Punkten enthalten: 1. Der Auftragnehmer garantiert für eilige Rechnungen (zum Beispiel Rechnungen an internationale Patienten auf der Durchreise etc.) eine 24-stündige Erreichbarkeit an 7 Tagen der Woche. 2. Der Auftragnehmer stellt hierzu einen telefonischen Ansprechpartner zur Verfügung, der in der Lage ist, die Rechnung anhand zugesandter Leistungsdaten zu erstellen und in verschlüsselter Form per E-Mail oder per Fax an die zuständige Klinik bzw. Fachabteilung zu senden. 3. Bei Bedarf erstellt der Auftragnehmer auch kurzfristig einen Kostenvoranschlag für eine Behandlung und übermittelt das Ergebnis an die anfragende Stelle. Insbesondere für internationale Patienten müssen Kostenvoranschläge zeitnah (innerhalb 4 Stunden) erstellt werden. 4. Gleiches gilt für die Überlassung von Patientenakten an Wochenenden in Notfällen.